Bericht zu 1: (VO/2023/12441)
1. Wird eingehende Post digitalisiert und an die zuständigen Sachbearbeiter elektronisch weitergereicht oder erfolgt dies über analoge Post?
Falls ja: Wie hoch ist der prozentuale Anteil der Post, welche noch analog weitergereicht wird?
Falls nein: Welche Pläne hat die Stadtverwaltung, die Post zu digitalisieren und digital zu verarbeiten?
Nein. Eingehende Papierpost wird über die Poststelle an die adressierten Organisationseinheiten verteilt. Im Rahmen der Einführung der eAkte wird auch die Digitalisierung der Post umgesetzt (entsprechend der Beschlüsse des Hauptausschusses vom 29.08.2023 und der Bürgerschaft vom 31.08.2023 - siehe VO/2023/12275). Hierzu gibt es ein Teilprojekt im direkten Zusammenhang mit der eAkte. Während der Pilot-Einführungen wird mit dem Post-Scan begonnen, Scan und digitale Verteilung werden im Einklang mit der eAkte-Einführung in der Verwaltung ausgebaut.
2. Wird die digitale Bauakte zeitnah eingeführt werden können oder wird es in Lübeck Verzögerungen geben?
Die digitale Bauakte beziehungsweise das gesetzlich eingeführte digitale Bauantragsverfahren ist derzeit in der Erarbeitung. Hierzu wird auf Landesebene ein Portal geschaffen, über das sich zukünftig Bauherren, Architekten und am Bau Beteiligte authentifizieren und Antragsunterlagen hochladen können. Parallel beschafft die Lübecker Bauaufsicht ein geeignetes Fachverfahren. Die Hansestadt Lübeck ist hierbei auf die Vorarbeit des Landes Schleswig-Holstein angewiesen (VO/2022/11225-01). Nach wie vor ist es so, dass die vom Land Mecklenburg-Vorpommern entwickelte Lösung in Schleswig-Holstein nicht produktiv geschaltet wurde, einziger Pilottester ist die Bauaufsicht des Kreises Pinneberg. Aktuell ist nicht bekannt, wann Einführung und Umsetzung des virtuellen Bauamtes abgeschlossen sein wird.
3. Wie sieht die digitale Strategie bezüglich der Nutzung von Social Media (Facebook) durch die Stadtverwaltung aus? Möchte die Stadt weiterhin auf den Ausgang von bestimmten Gerichtsverfahren warten oder ist die Nutzung von Social Media zeitnah geplant, wie es viele andere Kommunen und Betriebe des öffentlichen Dienstes tun?
Social Media kann bis heute nicht rechtskonform nach europäischem Recht genutzt werden.
Bei einer Facebook-Seite / Fanpage handelt es sich um eine Art Homepage, die durch Facebook publiziert wird. Der Inhalt stammt von den jeweiligen Behörden. Durch Besuch der Fanpage wird es z.B. Facebook ermöglicht, von den Besucher:innen Daten über Lebensstil, Interessen, Online-Kaufverhalten, geografische Daten usw. zu erhalten. Dies geschieht unabhängig davon, ob die Besuchenden bei dem sozialen Netzwerk angemeldet sind oder nicht.
Zu der Frage der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit des Betriebs von Fanpages gibt es viele Gerichtsprozesse vor nationalen Gerichten und auch vor dem EuGH. Bis heute ist ein datenschutzkonformer Betrieb von Fanpages nicht möglich.
Öffentliche Stellen haben eine Vorbildfunktion. Mehrfach wurden die öffentlichen Stellen des Bundes durch den Bundesdatenschutzbeauftragten auf die datenschutzrechtlichen Bedenken aufmerksam gemacht und zur Abhilfe aufgefordert.
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) hat die erste Abhilfemaßnahme in die Wege geleitet und dem Bundespresseamt mit Bescheid vom 17.02.2023 den weiteren Betrieb der Fanpage untersagt. Das Bundespresseamt hat gegen den Bescheid am 17.03.2023 fristgerecht Klage beim Verwaltungsgericht Köln eingereicht. Eine Klage hat aufschiebende Wirkung, sodass die Fanpage vorläufig bis zum Ausgang des Verfahrens weiter betrieben werden kann.
Die Datenschutzbeauftragten der Länder und des Bundes haben nach der Veröffentlichung eines Gutachtens der Datenschutzkonferenz (DSK) beschlossen, die jeweiligen obersten Bundes- und Landesbehörden über das Kurzgutachten der DSK zu informieren, über die Rechtslage aufzuklären und auf eine Deaktivierung der Seiten durch die betroffenen Behörden hinzuwirken, soweit Nachweise für die datenschutzrechtliche Konformität der Fanpage-Nutzung nicht gelingen.
Der BfDI hat alternativ eine Mastodon-Instanz, die Bundes- und Landesbehörden zur Nutzung zur Verfügung steht. Der europäische Datenschutzbeauftragte betreibt ebenfalls eine Mastodon-Instanz. Mastodon ist eine Microblogging-Plattform und Teil eines Zusammenschlusses unabhängiger sozialer Netzwerke, die eine datenschutzfreundliche Alternative zu Facebook, Intragram oder X darstellen.
4. Wo findet bzw. fand im Konzern der Hansestadt Lübeck Softwareentwicklung in den letzten fünf Jahren statt? Welche Programmiersprachen werden eingesetzt und wofür werden die selbst entwickelten Lösungen verwendet?
Die SWL Digital GmbH bietet als konzerninterner Dienstleister für Digitalisierung auch Softwareentwicklung beispielsweise für Smart City Lösungen (Smart City Plattform, Open Data Portal) aber auch für das Themenfeld Digitale Schule, Verwaltungsmodernisierung und Prozessdigitalisierung sowie Internet of Things (IoT) an. Für die Programmierung werden ausschließlich moderne und marktübliche Programmiersprachen verwendet.
Im Bereich 1.105 - Informationstechnik findet grundsätzlich keine Softwareentwicklung statt. Der Bereich nutzt Software-Standardprodukte mit Wartungs- und Serviceverträgen. Einzige Ausnahmen sind nichtöffentliche Services und Dienste, wie z.B. das Impfportal für stadteigene Mitarbeiter sowie andere IT-interne Tools. Diese werden mit aktuellen Webtechnologien umgesetzt.
5. Wird die Entwicklung von Softwareprodukten als Dienstleistung eingekauft? Wenn ja, welche Produkte wurden in den letzten fünf Jahren realisiert und mit welchen Programmiersprachen?
1.103 – Digitalisierung, Organisation und Strategie
Der Bereich 1.103 hat gemäß Vorlage VO/2020/09402 die SWL Digital GmbH damit beauftragt, eine Smart City Infrastruktur (Smart City Plattform = Urban Data Plattform) aufzubauen. Die SWL Digital GmbH nutzt entsprechend nur Software-Standardprodukte mit Wartungs- und Serviceverträgen.
1.105 - Informationstechnik
Alle über den Bereich 1.105 - Informationstechnik für die Bereiche der Stadtverwaltung beschafften und innerhalb des Verwaltungsnetzes der Hansestadt Lübeck betriebenen Softwareprodukte sind grundsätzlich Software-Standardprodukte.
5.660 – Stadtgrün und Verkehr
Für die Straßenverkehrsbehörde des Bereichs 5.660 wurde von der Firma Convotis eine Software zur Genehmigung verkehrsrechtlicher Anordnungen im vereinfachten Verfahren entwickelt (VO/2022/11297). Über dieses Verfahren werden jährlich ca. 4.500-5000 Verfahren bearbeitet. Das Verfahren steht nur einfach gelagerten Sachverhalten zur Verfügung. Es ist nicht für langfristige und individuell abstimmungsbedürftige Anordnungen geeignet. Das WPS Genehmigungstool für die Fachsoftware ROADS soll diese Lücke schließen. Es handelt sich nicht um eine Eigenentwicklung, die Straßenverkehrsbehörde und VeGeS waren aber an der Prozessbeschreibung beteiligt.
Lübecker Hafen-Gesellschaft mbH
Bei der Lübecker Hafen-Gesellschaft mbH sind seit mehreren Jahrzenten individuelle Softwarelösungen im Bereich der Umschlags- und Lagerlogistik im Einsatz. Diese werden kontinuierlich durch interne und externe Softwareentwickler weiterentwickelt.
KWL GmbH
In den letzten fünf Jahren wurde von der KWL GmbH individuelle Softwareentwicklungen in den Bereichen ERP, Parkleitsystem und CRM beauftragt.
Aus Gründen der IT-Sicherheit können keine weiteren Detailaussagen zu den verwendeten Programmiersprachen bei den Individualentwicklungen getätigt werden.
Grundsätzlich wird die Beschaffung von Standard-Softwareprodukte präferiert. Bei erforderlichen individuellen Softwareentwicklungen sollen diese grundsätzlich mittels modernen und marktüblichen Programmiersprachen erfolgen, idealerweise mit aktuellen Webtechnologien.
6. Welche Produkte aus der digitalen Strategie der Hansestadt Lübeck der letzten fünf Jahre wurden umgesetzt? Wie sind die (belegbaren) Nutzungszahlen durch Mitarbeiter oder Bürger der Hansestadt Lübeck?
Nachfolgend werden alle Produkte (Projekte bzw. Teilprojekte), welche bereits erfolgreich umgesetzt wurden, aufgeführt. Im Übrigen wird auf die laufende Berichterstattung zum Umsetzungstand der Digitalen Strategie (VO/2020/08509-3) hingewiesen:
- Einrichtung des Bereichs Digitalisierung, Organisation und Strategie im Fachbereich 1 (VO/2018/06271)
- Gründung der Stadtwerke Lübeck Digital GmbH als Digitalisierungsdienstleister im Konzern der HL (VO/2018/06271)
- Gründung des Vereins Energiecluster Digitales Lübeck e.V. zur Vernetzung von Verwaltung und Wirtschaft (VO/2018/06271)
- Organisationsberatung im Bereich Informationstechnik (OrbIT - VO/2019/08200), um die städtische IT zu einem leistungsstarken und serviceorientieren Dienstleister zu entwickeln
- Einführung der digitalen Zeiterfassung für die Kernverwaltung der Hansestadt Lübeck inkl. Personalportal für digitale Urlaubs-/Abwesenheitsverwaltung, Gehalts-/Bezügeabrechnung
- Einführung eines digitalen Beschaffungsportals für Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Einführung der elektronischen Rechnungslegung (E-Rechnung)
- Neugestaltung des Internetauftritts für Online-Bürgerservices
- Einführung des interaktiven, digitalen Haushaltes (www.luebeck.de/haushalt)
- Einführung eines Online-Bewerbungsmanagements
- Einführung des besonderen Behördenpostfaches (beBPo)
- Einführung eines digitalen Postfaches (DE-Mail)
- Einführung einer standardisierten Software zur Prozessmodellierung für alle Fachbereiche
- Evaluation verschiedener Softwarelösungen zum Aufbau einer Smart City Plattform
- Datenerhebungen im Rahmen von Pilotprojekten zur späteren Integration von nicht-personenbezogenen Echtzeitdaten auf der Smart City Plattform
- Einrichtung einer Leitstelle zum Verkehrsflussmanagement (VO/2019/07950)
- Standardmäßige Integration der Georeferenzierung in neuen B-Plänen
- Erste Pilotprojekte zum Aufbau von Sensortechnik zur Steuerung von Parkräumen
- Einführung sowie Weiterentwicklung und Ausbau von „LÜMO“
- Integration der Öffnungszeiten der Eric-Warburg-Brücke in die „MeinLübeck-App“
- Integration Baustelleninformation in die „MeinLübeck-App“
- Pilotprojekte Smart Kitas
- Einrichtung einer Medienwerkstatt (VO/2018/06271)
- Ausstattung der Schulgebäude mit WLAN
- Blechtrommel 4.0
- AR Tour in Kooperation zwischen Stadtwerke Lübeck, St. Jakobi & St. Marien
- Digitalisierung der Ausstellung „Viermastbark" Passat und weitere wie Holstentor und Rathaus
- Audioguides zum Thema „Kunst im öffentlichen Raum“
- Webbasierter Rundgang in Form eines „begehbaren Hörbuchs“ über den Walderlebnispfad am Rittbrook, den „Rittbrookpfad“ des Stadtwaldes Lübeck
- Einführung von eLearnings für Datenschutz, IT-Sicherheit und Korruptionsprävention für die Mitarbeiter:innen der Kernverwaltung
- Gründung eines Beirates „Lübeck digital“ in geschlechterparitätischer Zusammensetzung
- Baltic Future Port
- Einführung eines digitalen Fundbüros
- Einführung der elektronischen Wohnsitzanmeldung, der digitalen Meldebescheinigung und des digitalen Begrüßungsgeldes (VO/2018/06271)
- Einführung eines digitalen Anliegenmanagements und Einbindung eines
Anliegenmelders in die MeinLübeckApp - Relaunch der Internetauftritts www.luebeck.de
- Einführung des Intranet 2.0 auf Sharepoint-Basis (VO/2018/06271)
- Pilotierung des Desksharings im Bereich 1.103 (VO/2018/06271)
- Öffentliches W-LAN ist verfügbar auf Teilen der Altstadtinsel und zahlreichen städtischen Liegenschaften, Ausbau wird kontinuierlich vorangetrieben
- Einführung der elektronischen Wohnsitzummeldung
Bisher wurden die Nutzungszahlen nicht erhoben. Es bedarf eines unverhältnismäßig großen Aufwandes diese für alle Produkte zu erheben. Hintergrund sind die jeweils unterschiedlichen technischen Voraussetzungen und Verantwortlichkeiten der Produkte.
Antwort zu 2: VO/2023/12742
Zur Anfrage VO/2023/12742 aus dem Hauptausschuss vom 14.11.23 wurde aufgrund der knappen Fristsetzung im Hauptausschuss am 12.12.2023, ergänzend zur regelmäßigen Berichterstattung des Bereichs 1.103 Digitalisierung, Organisation und Strategie zum Stand der Digitalisierung in der Hansestadt Lübeck, zunächst in Form eines Zwischenberichtes (VO/2023/12742-1) berichtet. Aufgrund der großen inhaltlichen Nähe zur Anfrage VO/2023/12441 wird die Anfrage nunmehr im Zuge dieser Berichterstattung beantwortet.
Allgemeines
- Wie ist allgemein der Stand der Digitalisierung in der Verwaltung und in Lübeck?
Beim Smart-City-Index 2023 ist die Hansestadt Lübeck bundesweit auf Platz 19 aufgestiegen und damit erstmals unter den Top 20. Der Digitalverband Bitkom hat zum fünften Mal den Smart City Index der deutschen Großstädte veröffentlicht. Die Hansestadt Lübeck liegt 2023 mit 72 Punkten auf dem 19. Platz und hat damit im Vergleich zu 2022 sechs Plätze aufgeholt (25. Platz) Als der Smart City Index 2019 zum ersten Mal erhoben wurde, rangierte Lübeck noch auf dem 67. von 81.
Im Zeitraum 01. Januar bis 31. Dezember 2023 wurden in der Hansestadt Lübeck 47 Anträge zu Digitalisierungsvorhaben erstellt und über 30 Anträge wurden bereits im Digital Governance Board (als zentrale Steuerungsgruppe zur Bewertung von Digitalisierungsvorhaben) beraten.
- Kann der Status in einem Reifegradmodell dargestellt werden?
Die Hansestadt Lübeck legt den Fokus nicht nur auf Verwaltungsmodernisierung, sondern wählt einen ganzheitlichen Ansatz, der die Standortentwicklung zu einer Smart City sowie die Organisationsentwicklung miteinschließt. Ein Reifegrad würde dieser vielschichtigen Betrachtungsweise nicht gerecht werden, sehr viele Ressourcen binden und wäre zudem sehr schnell veraltet, sodass der Aufwand den Nutzen nicht rechtfertigt.
- Wie profitiert der Bürger von der stetig zunehmenden Digitalisierung?
Verbesserung der Lebensqualität und Nachhaltigkeit; Steigerung der Servicequalität; Verbesserung von Kommunikation und Interaktion; Beschleunigung von Antragsverfahren/Prozessen; dauerhafte Erreichbarkeit (unabhängig von Öffnungszeiten); barrierearmer Zugang zu Dienstleitungen; ortsunabhängige Beratung; Bereitstellung intelligent vernetzter Informationen; verbesserte (interaktive) Beteiligung, Teilhabe und Mitgestaltung; Erhöhung der Transparenz;
- Gibt es Rückmeldungen von den Lübecker Bürgern zum Thema Digitalisierung?
Im Beirat Lübeck Digital werden die Mitglieder in jeder Sitzung zu den Digitalisierungsprojekten informiert und befragt. Zudem konnten sich die Bürger:innen beim Digitaltag 2023[1] umfassend zu den Vorhaben und aktuellen Projekten der Hansestadt informieren und an einer Befragung teilnehmen. Des Weiteren wurden die Projekte bei diversen Fachveranstaltungen (u.a. Klimaaktionstag, Infotag Älter werden in Lübeck, Immobiliengipfel) vorgestellt und diskutiert.
- In welchem Status befindet sich der Digitalbeirat der Stadt?
Die 7. und vorletzte Sitzung des aktuellen Beirats fand am 06.12.2023 mit dem Schwerpunkt Digitalisierung und Engagement statt. Die letzte Sitzung sowie die Evaluation dieser Amtszeit wird am 21.03.2024 stattfinden. Die Amtszeit des Beirats wurde ursprünglich auf zwei Jahre beschränkt, soll aber auf Wunsch der Mitglieder um zwei weitere Jahre verlängert werden. Durch die natürliche Fluktuation in den letzten zwei Jahren gab es personelle Wechsel, die bereits neue Impulse gebracht haben. Aus diesem Grund erscheint es sinnvoll, diese erfolgreiche Zusammenarbeit fortzusetzen, weil durch die natürliche Fluktuation neue Impulse eingebracht werden und kein aufwändiger Neustart organisiert werden muss.
- Wie viele Stellen beschäftigen sich mit dem Thema "Digitalisierung" in der Stadtverwaltung und wo sind diese angesiedelt?
Das Thema Digitalisierung ist zentral im Bereich 1.103 – Digitalisierung, Organisation und Strategie angesiedelt. Der Bereich verfügte zum Stichtag 01.01.2024 über 31 Planstellen, von denen aktuell 27 besetzt sind. Darüber hinaus verfügt jeder Fachbereich über eine:n IT-Controller:in, der die Übersicht über die Digitalisierungsprojekte im jeweiligen Fachbereich behält. Einzelne Bereiche, die besonders stark von Digitalisierungsprojekten betroffen sind, verfügen derzeit ebenfalls über Stellen, die für die operative Umsetzung und fachliche Zuarbeit zuständig sind.
- Welche Themen der zum Amtsantritt des Bürgermeisters entwickelten Digitalstrategie wurden umgesetzt und wie wurde die Strategie weiterentwickelt?
Im Sommer 2018 hat der Bürgermeister die Eckpunkte für eine Digitale Strategie (VO/2018/06271) der Hansestadt Lübeck vorgelegt. Diese basierten auf der Smart City Charta der nationalen Dialogplattform Smart Cities und kündigten die Digitale Strategie der Hansestadt Lübeck an. Diese wurde Anfang 2020 (VO/2020/08509) durch die Bürgerschaft beschlossen und am 26.01.2023 (VO/2020/08509-3) mittels Bürgerschaftsvorlage fortgeschrieben.
Zur Auflistung der einzelnen Projekte bzw. Teilprojekte: siehe oben, Antwort auf die Frage Nr. 6
- Wo sieht sich die Stadt in Bezug auf die Digitalisierung in 5 und in 10 Jahren?
Die Zielvision für den Digitalisierungsstand der Hansestadt Lübeck in fünf Jahren wurde in der Digitalen Strategie festgelegt. In der 1. Fortschreibung der Digitalen Strategie[2] wurden die folgenden Oberziele definiert.
- Steigerung der Lebensqualität in der Hansestadt Lübeck
- Modernisierung der Verwaltung
- Stärkung des Wirtschaftsstandortes
- Nachhaltiger Einsatz von Ressourcen
- Intelligente Vernetzung
Zudem wurden in insgesamt 12 Themenfeldern jeweils strategische Ziele definiert, die mittelfristig in den kommenden Jahren erreicht werden sollen. Diese themenfeldbezogenen strategischen Ziele berücksichtigen die Dimensionen Stadtgesellschaft, Organisation und Technologie. Die definierten Oberziele sind voraussichtlich auch in 10 Jahren noch gültig. Die Entwicklung einer konkreteren Zielvision für einen längeren Zeitraum erscheint aufgrund der volatilen gesellschaftlichen Lage und der rasch voranschreitenden technischen Entwicklung als nicht seriös möglich. Die Weiterentwicklung der Zielvision muss stattdessen erneut im Rahmen der nächsten Fortschreibung der Digitalen Strategie erfolgen.
- Wo steht die Verwaltung beim Thema Onlinezugangsgesetz (OZG)?
Die Hansestadt Lübeck ist beim Thema OZG gut aufgestellt. Mit der OZG-Cloud und der Formularmanagement-Software von Form Solutions ist die Hansestadt Lübeck in der Lage, eigene Onlinedienste zu entwickeln und den Bürger:innen bereitzustellen. Auch die Nachnutzung von Landes- und Einer-für-alle-Onliendiensten (EfA) konnte bereits in Abstimmung mit der jeweiligen Fachlichkeit erfolgreich umgesetzt werden. Hier ist insbesondere der Onlinedienst zur elektronischen Wohnsitzummeldung hervorzuheben, welchen die Hansestadt Lübeck als erste Kommune bundesweit von der Hansestadt Hamburg nachnutzen konnten. Gleichzeitig ist dieser Dienst auch der erste medienbruchfreie Onlinedienst der Hansestadt Lübeck unter Berücksichtigung des gesetzlich Möglichen.
Des Weiteren pilotiert der Bereich Buchhaltung und Finanzen derzeit den elektronischen Zahlungsverkehr (E-Payment) am Onlinedienst Gewerbeanmeldung. Bei erfolgreichem Abschluss könnte die Hansestadt Lübeck damit eine weitere Basiskomponente einsetzen, um medienbruchfrei Verwaltungsprozesse zu entwickeln.
- Welche und wie viele Prozesse sind bereits umgesetzt?
Die Hansestadt Lübeck bietet aktuell knapp 100 Onlinedienste an. Diese können über die Homepage der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/onlinedienste) eingesehen und genutzt werden. Die Zahl der verfügbaren Dienste steigt dabei ständig. Beispielsweise ist geplant, die selbst entwickelten Onlinedienste zur Verpflichtungserklärung und zum Einbürgerungsantrag in Kürze zu veröffentlichen. Darüber hinaus sind weitere Nachnutzungen von EfA-Diensten im Standesamt (Geburtenanzeige & Anmeldung zur Eheschließung) und Jugendamt (u.a. Vaterschafts- und Mutterschaftsanerkennung & Beistandschaft) geplant und werden schnellstmöglich veröffentlicht. Insbesondere bei EfA-Diensten gibt es aber starke Abhängigkeiten u.a. von anderen Bundesländern, die von der Hansestadt Lübeck nicht beeinflusst werden kann.
- Wie ist der Zeitplan zur vollständigen Umsetzung?
Bereits früh nach der Einführung des OZG im Jahr 2017 war erkennbar, dass die vollständige Digitalisierung der Verwaltung bis Ende 2022 mehr als eine große Herausforderung werden würde, da in Deutschland auf allen Ebenen (Bund/Land/Kommune) eine extrem heterogene Systemlandschaft gewachsen ist. Die Verwaltungsdigitalisierung wurde vielmehr als Daueraufgabe identifiziert. Seit dem Frühjahr 2022 arbeiten Bund und Länder gemeinsam an der Weiterentwicklung des OZG. Der Fokus liegt darauf, auf den bisherigen Erfolgen und Ergebnissen der OZG-Umsetzung aufzubauen. In die Weiterentwicklung des OZG flossen zahlreiche Erkenntnisse aus der bisherigen Umsetzung ein, wobei die Bundesregierung am 24. Mai 2023 einen Gesetzentwurf für das OZG-Änderungsgesetz verabschiedete. Dieser Gesetzentwurf befindet sich derzeit im parlamentarischen Abstimmungsprozess. Die Hansestadt Lübeck verfolgt laufend die Entwicklungen des OZG auf Bundes- und Landesebene und ordnet diese für die eigene Verwaltungsdigitalisierung entsprechend ein.
Themenfeld „Change-Management"
- Wie viele Planstellen an Change-Managern gibt es? Wo sind diese Planstellen angesiedelt?
Es gibt zwei VZÄ im Bereich 1.103 - Digitalisierung, Organisation und Strategie.
- Sind alle Planstellen besetzt?
Aktuell ist nur eine der beiden Planstellen besetzt.
- Gibt es ein Change-Management-Konzept? Übergreifend für alle Fachbereiche oder jeder Fachbereich für sich?
Im Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie gibt es bisher ein Grobkonzept das zukünftig weiter verfeinert wird mit den Aspekten interne Kommunikation sowie Bürgerbeteiligung in Hinblick auf Smart City
- Mit welchen Aufgaben befassen sich die Change-Manager im Rahmen ihrer üblichen Tätigkeiten?
Management des Beirats Lübeck Digital, Bürger:innenbeteiligung, Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsorganisation, Veröffentlichungen und Vernetzung, Changemanagement in größeren Projekten der Verwaltungsmodernisierung (z.B. E-Akte)
- Wo lässt sich das Change-Management-Konzept nachlesen?
Das Konzept ist bisher eine interne Arbeitshilfe und daher nicht öffentlich.
- Seit wann sind Stellen für das Change-Management besetzt?
Eine Planstelle ist seit März 2022 besetzt, die andere konnte bislang noch nicht dauerhaft besetzt werden.
- Was wurde bisher zum Thema Change-Management erarbeitet?
Aufbau und Entwicklung des Aufgabengebiets, Erstellung Grobkonzept und Planung, Online-Fortbildung und Schulung Changemanagement, internes Kommunikationskonzept, Erarbeitung und Abstimmung Beteiligungskonzept in Hinblick auf Smart City, interne bereichsübergreifende Vernetzung,
- Welche Maßnahmen wurden bisher umgesetzt?
Gründung und Betreuung des Beirats Lübeck Digital, Changemanagement-Begleitung von Digitalisierungsprojekten, Organisation Tag der offenen Tür (für Stadtverwaltung), Infomaterial zu Online-Diensten (Videos, Flyer, Inter- und Intranet), Organisation des Digitaltags 2023 mit Stadtverwaltung und dezentralen Akteuren, Planung, Organisation und Durchführung des Messeauftritts auf der Smart Country Convention 2023 gemeinsam mit den Stadtwerken Lübeck Digital GmbH, Pflege und Weiterentwicklung der Internet- und Intranetseiten
- Welche Ergebnisse wurden erzielt?
Eine Gesamtbewertung wurde nicht vorgenommen und ist auch seriös nur sehr schwer mit sehr hohem Ressourceneinsatz messbar. Angesichts der begrenzten Ressourcen wurden zufriedenstellende Ergebnisse bei den Einzelmaßnahmen erzielt.
- Wie wird das Change-Management und dessen Maßnahmen evaluiert?
Beispielsweise wird der Beirat Lübeck Digital in der letzten Sitzung im März 2024 evaluiert, auch durch Wissenschaftler:innen der Universität zu Lübeck. Um die Qualität des Beteiligungsangebots sicherzustellen, wurde von Beginn an der Lehrstuhl für E-Government und Open Data Ecosystems der Universität zu Lübeck einbezogen.
- An wen werden die Ergebnisse berichtet zum Themenfeld Change-Management? Wie und wo werden die Ergebnisse dokumentiert und können nachgelesen werden?
Interne Infos sind im Intranet der Stadtverwaltung zu finden, öffentlichkeitsrelevante Infos auf www.luebeck.de/digital, zum Beirat auf www.luebeck.de/digitalbeirat.
Themenfeld „Smart-City"
- Welche Dienstleister (neben den städtischen KWL GmbH, EBL, SWL Digital, etc.) werden oder wurden im Kontext Smart City noch beauftragt und wieso?
- Und für welche Dienstleistungen?
Je nach Anforderung und Projekt werden entsprechende Angebote eingeholt. Vorrangig wird auf den Digitalisierungspartner SWL Digital zurückgegriffen, der auf Grundlage eines Rahmenvertrages beauftragt werden kann.
Neben der SWL Digital wurden Auftragnehmer aus den Branchen Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, Grafikdesign und Videotechnik, Veranstaltungsorganisation- und durchführung, Softwarebetreuung und –betrieb sowie Projektmanagement beauftragt. Die Auswahl erfolgt gemäß der geltenden Vergabekriterien.
- Gibt es eine Art „Road-Map" für geplante Leistungen, die im Jahr 2024 im Kontext Smart City umgesetzt werden sollen? Oder für gesamte Förderperiode?
- Gibt es hierfür einen gesonderten Schwerpunkt oder geplante Schwerpunktmaßnahmen?
Im Zuge des Förderprojektes MPSC wurden vier Maßnahmenbündel erstellt. Hierzu gehört die Smart City Infrastruktur, das digitale Kulturwerk, das intelligente Verkehrsflussmanagement inklusive der Minimierung des Parkplatzsuchverkehrs und die Kollaborationsplattform. Die Maßnahme der Minimierung des Parkplatzsuchverkehrs mittels dynamischer Parkplatzzuweisung und autonomen Transportservice ersetzt im Maßnahmensteckbrief des intelligenten Verkehrsflussmanagements, aus fördertechnischen Gründen, die Komponente des Verkehrsleitrechners. Daher wurde im Rahmen des Genehmigungsprozesses die Maßnahme mit dem intelligenten Verkehrsflussmanagement gebündelt. Alle entsprechend eingereichten Maßnahmensteckbriefe wurden vom Fördermittelgeber bestätigt bzw. mit wenigen Anpassungen genehmigt. Aktuell werden auf dieser Basis die entsprechenden Roadmaps erstellt. Die Umsetzungsprojekte außerhalb des Förderprogramms richten sich nach den Planungen der einzelnen Bereiche bzw. der jeweiligen Verantwortlichen.
Aktuell liegt der Schwerpunkt auf den Themen Transparenz und Mobilität. Hiermit ist die Visualisierung von Informationen gemeint. Auch das Projekt Kreuzung Frei[3], das europaweit Beachtung findet, ist in diesem Kontext entstanden.
- Wo sind die Maßnahmensteckbriefe für das Förderprojekt „Smart City Lübeck-Region" einsehbar? (in der Anlage ist ein Beispiel für solch einen Steckbrief aus der Stadt Jena).
- Wo können diese Steckbriefe nachgelesen werden?
Die geförderten Maßnahmenbündel werden in Kürze auf www.luebeck.de/digital bereitgestellt. Die Webseite befindet sich aktuell noch in der Überarbeitung. Zudem erfolgt eine regelmäßige Berichterstattung gegenüber den Fördermittelgeber, der die Informationen in einfacher Sprache auf der Webseite www.smart-city-dialog.de veröffentlicht. Die Veröffentlichung und Aktualisierung der Webseite ist abhängig von der Umsetzung der KTS, der Koordinierungs- und Transferstelle der Modellprojekte Smart Cities. Dies liegt nicht im Handlungsspielraum der Hansestadt Lübeck.
- Welche Umsetzungsprojekte werden aus den Maßnahmen abgeleitet?
Vier Maßnahmenbündel wurden im Kontext des Förderprojektes MPSC (Modellprojekte Smart Cities) erstellt. Die Kurzfassung der Steckbriefe ist Bestandteil der Digitalen Strategie ab Seite 70.
Gemäß der Digitalen Strategie[4] werden alle Projekte im Bereich Smart City wie alle anderen Digitalisierungsprojekte behandelt. Die Projektideen werden im Digital Governance Board vorgestellt und nach der Freigabe aufbereitet. Je nach Größe und Umfang werden sie dann in den Gremien vorgestellt. Die Projekte werden abgeleitet aus den in der Strategiephase analysierten Konzepten (VO/2020/08509-03 Anlage A). Hier wurden alle Maßnahmen mit Bezug zu Digitalisierung gesammelt und transparent dargestellt.
- Wie setzen sich die Inhalte der Maßnahmensteckbriefe und deren Entwicklung zusammen? Wer hat an der Erarbeitung der Steckbriefe und der zugehörigen Umsetzungsprojekte mitgewirkt?
Im Zuge der Bewerbung zum Förderprojekt wurden die Maßnahmen bereits definiert. Diese wurden in der Strategiephase weiter ausgebaut und mit den jeweiligen Akteuren verfeinert.
- Wie war die Kostenplanung der Strategiephase (Soll) der Smart-City Förderung des Bundes im Vergleich zum derzeitigen Ist-Stand?
Die Strategiephase erfolgte vom 01.01.2021 – 31.12.2022. Aufgrund der Haushaltsnotlage zum Zeitpunkt der Beantragung des Förderprojektes hat die Hansestadt Lübeck eine Fördermittelquote von 90% und einen Eigenanteil von 10% zu leisten. Es standen Fördermittel in Höhe von: 2.240.568,00 € (90%) zur Verfügung, diese wurden vollständig abgerufen. Der Eigenanteil der Hansestadt Lübeck betrug in der zweijährigen Strategiephase 162.678,47€. Eine endgültige Bescheidung und Auszahlung der Fördermittel stand zum Zeitpunkt der Beantwortung der Anfrage noch aus.
- Wie sieht die Kostenplanung für die gesamte Umsetzungsphase der Smart City Förderung des Bundes für Lübeck aus, insbesondere mit Blick auf Personal- und Sachkosten sowie Investitionen und Maßnahmen im Rahmen der KfW-Förderung?
Gemäß dem Fördermittelbescheid stehen für die Umsetzungsphase 01.01.2023 – 31.12.2027 Fördermittel in Höhe von 11.243.385,00 € zur Verfügung. Der Anteil für Investitionen beträgt 7.925.000,00 €, der Rest sind Personal- und Sachkosten. Diese sind auf die vier Maßnahmensteckbündelaufgeteilt. Die Verteilung richtet sich nach der Roadmap, die sich gerade in Bearbeitung befindet.
- Wie ist das Multiprojekt-Management und das Multiprojekt-Controlling der Stadtverwaltung mit Bezug zum Themenfeld „Smart City" und Digitalisierung aufgebaut und an wen werden die jeweiligen Status und Ergebnisse berichtet?
Ein Multiprojektmanagement ist aktuell im Aufbau und die Einführung einer Multiprojektmanagement-Software ist geplant. Es findet eine regelmäßige Berichterstattung zum Umsetzungsstand der Digitalisierung der Hansestadt Lübeck im Hauptausschuss statt.
- Wer ist verantwortlich für die Bürger-Beteiligung in der Stadt (für Planung, Umsetzung und Controlling)?
Für das Themenfeld Digitalisierung übernimmt der Bereich 1.103 Digitalisierung, Organisation und Strategie die Beteiligung der diversen Gruppen der Stadtgesellschaft.
- Wie werden die einzelnen Fachbereiche und Ämter im Rahmen der Smart-City Entwicklung fortlaufend durch die Stabstelle DOS informiert und eingebunden zu Planungen und Ergebnissen der Smart City Lübeck Region?
Es wird regelmäßig im Hauptausschuss zum Stand der Digitalisierung in der Hansestadt Lübeck berichtet. Darüber hinaus gibt es regelmäßige Austauschformate mit den dezentralen Digitalisierungsstellen. Dazu gehört der zweimonatliche Austausch mit den IT-Controllern der Fachbereiche. Diese fungieren als Multiplikatoren in die Bereiche und sind außerdem Mitglieder im Digital Governance Board. Zudem werden alle Informationen zu Projekten, Veranstaltungen, Videos, Veröffentlichungen, Beteiligungsmöglichkeiten öffentlich im Blog auf www.luebeck.de/digital veröffentlicht und werden über das verwaltungsinterne Intranet kommuniziert.
- Was ist geplant, die Region in die Smart City Lübeck Region miteinzubeziehen, nachdem nun kürzlich der LOI „Smarte Hanse" geschlossen wurde?
Im Zuges des Förderprogramms MPSC nimmt die Hansestadt Lübeck am Peer-Learning teil. Dies meint den Wissenstransfer von geförderten Städten hin zu nicht geförderten. Im Rahmen von Start Smart bietet das EnergieCluster Digitales Lübeck e.V. in den nächsten sechs Monaten ein Peer Learning mit dem Thema „Gründung eines Smart City-Vereins unter Einbindung der Stadtgesellschaft“ an. Dabei wird über die positiven Erfahrungen mit der Vernetzung von Stadtverwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft in Lübeck berichtet. Das Peer Learning ist ein mehrteiliges Austausch- und Vernetzungsformat zwischen den Modellprojekten Smart Cities und Kommunen mit gleichen Ausgangslagen und Zielen, die nicht im Rahmen des Programms Smart Cities gefördert werden.
Dieser Rahmen soll auch für die Netzwerke der Smart City Region Lübeck und der Smarten Hanse genutzt werden. Am 23.10.2023 haben die Bürgermeister:innen der vier Hanse- und Ostseestädte Lübeck, Rostock, Stralsund und Wismar die Absichtserklärung für eine städteübergreifende Zusammenarbeit bei der Digitalen Transformation zur Smart City unterzeichnet. Sie vereinbarten damit, angesichts großer gesellschaftlicher Herausforderungen zukünftig bei der Entwicklung und Umsetzung von digitalen Lösungen eng zusammenzuarbeiten. Dadurch sollen Kräfte gebündelt, Synergien geschaffen und die Lebensqualität der Bürger:innen in der Region erhöht werden. Weitere Ziele sind Ressourceneffizienz, intelligente Vernetzung und Wissenstransfer, wirtschaftliche Zusammenarbeit sowie moderne Daseinsvorsorge und Partizipation.
Antwort zu 3: VO/2021/10233
1) In welchen öffentlich zugänglichen Gebäuden (z.B. in Verwaltungsgebäuden mit Publikumsverkehr, Bibliotheken, Bürgerbüros) der Hansestadt Lübeck (abgesehen von Schulgebäuden) bestand zum Stichtag 1. Juli 2021 ein frei und kostenlos zugängliches WLAN für Besucher:innen?
Folgende Standorte sind Stand 31.12.2023 mit einem LueConnect WLAN für Besucher:innen ausgerüstet:
- Talentwerkstatt (Fischstraße)
- Jugendberufsagentur (Hans-Böckler-Str.)
- Volkshochschule (Standort Moisling)
- St. Annen Museum
- Günter-Grass-Haus
- Museum Glockengießerstr. 21
- Museum Dräger/Behnhaus (zu 50% fertiggestellt, Umbauarbeiten verzögern übrige 50%)
- Verwaltungszentrum Mühlentor
- Bürgerservicebüro Innenstadt im Lichthof (Kunde ist nicht die HL sondern die ERWE Asset AG)
- Bürgerservicebüro St. Lorenz (Kreuzweg)
- Bürgerservicebüro Hochschulstadtteil
- Bürgerservicebüro SB Moisling
- Bürgerservicebüro Kücknitz
- Bürgerservicebüro St. Gertrud
- Fahrerlaubnisbehörde (Schlutuper Str. 14)
- Karstadt Haus B
2) Wer ist jeweils Anbieter des Zugangs (z.B. die Stadt, die Stadtwerke oder ein Kooperationspartner)?
Anbieter des Zugangs zu LueConnect sind immer die Stadtwerke Lübeck, in deren Auftrag die Firma Frederix als Betreiber agiert.
3) Sofern es zum Stichtag noch Lücken im WLAN-Angebot in öffentlichen Gebäuden gibt:
a) Welche Gebäude sind davon betroffen?
Nur die unter 1) genannten Standorte sind bisher mit einem LueConnect WLAN ausgestattet.
b) Welche Gründe bestehen für die Angebotslücke?
Die LueConnect WLAN Access Points werden bisher nur nach Absprache und Beauftragung durch die Hansestadt Lübeck in öffentlichen Gebäuden in Betrieb genommen.
c) Beabsichtigt die Stadt den weiteren Ausbau des Angebots? Wenn ja: In welcher Weise? Wenn nein: Warum nicht?
Aktuell sind die Stadtwerke damit beauftragt, eine strukturierte Evaluation der Nutzerdaten sowie einen Abgleich mit der Besucherfrequenzmessung auf der Altstadtinsel vorzunehmen. Auf Grundlage dieser Daten soll der weitere Ausbau des Angebotes zwischen der Hansestadt Lübeck und der SWL GmbH abgestimmt werden.
4) In der Vorlage VO/2019/08483-01 hat der Bürgermeister auf meine Anfrage zum kostenfreien W-LAN-Angebot der Stadtwerke geantwortet.
Wie hat sich seit dem Zeitpunkt der Stellungnahme der Stadtwerke vom 4. Februar 2020 das Angebot entwickelt…
a) … hinsichtlich der Nutzung (Zahl der Sessions und Nutzungsdauer)?
Vom 01.09. bis 21.12.2023 wurden 836.192 Sessions (Anmeldungen) mit einer verzeichnet und es wurden ca. 9,5 TByte Daten heruntergeladen und 621,4 GB hochgeladen.
b) … hinsichtlich der Kosten?
Da seit der letzten Anfrage nur wenige weitere LueConnect APs installiert wurden, haben sich die Kosten nicht wesentlich verändert.
In der Vorlage wird zu den Einnahmen ausgeführt: "Weitere darauf basierende kostenpflichte Premiumangebote sowie neue spezifische Produkte für verschiedene Kundensegmente (z.B. Gastronomie oder Einzelhandel) sind gerade in Diskussion."
c) Welche Einnahmen haben die Stadtwerke aus dem Angebot inzwischen realisieren können?
Siehe Antwort zu 4d)
d) Ist eine Ausweitung oder Einschränkung des Angebots beabsichtigt?
Der Aufbau eines öffentlichen WLAN-Netzes steht in direktem Zusammenhang mit dem Aufbau der Grundinfrastruktur Breitband. Es ergänzt das notwendige Portfolio um den Faktor Netz auch außerhalb des häuslichen Festnetzanschlusses und ist essentieller Teil des ganzheitlichen Service- und Produktstrategie der SWL.
Die SWL hat sich im ersten Schritt darauf fokussiert, den Aufbau eines öffentlichen WLANs in den Bürgerservicebüros sowie eine Abdeckung der Hauptstrecke durch die Altstadt vom Holstentor über den Rathausmarkt bis zum Burgtor durchzuführen.
Sofern öffentliche Liegenschaften oder aber auch Geschäftskunden, wie Gastronomie und Einzelhandel mit WLAN ausgestattet werden sollen, bedarf es zunächst einer verfügbaren Glasfaserinfrastruktur in dem Bereich, aber auch die Bereitschaft, sofern es sich nicht um ein gefördertes Projekt handelt, ein entsprechendes kostenpflichtiges Produkt in Anspruch zu nehmen, aktuell werden noch keine privatwirtschaftlichen Einnahmen erzielt.
Der weitere Ausbau des WLANs in den einzelnen Stadtteilen und damit auch eine Erweiterung des Angebots und die Entwicklung eines tragfähigen Geschäftsmodells ist in Abhängigkeit von dem für die nächsten Jahre geplanten Glasfaser-Rollout und perspektivisch anstehender Förderrichtlinien zu sehen.
