- Wie viele Arbeitnehmer*innen der Kernverwaltung arbeiten mindestens einen Teil ihrer Arbeitszeit im Home Office? Welchem Anteil der Arbeitsnehmer*innen der Kernverwaltung entspricht dies?
Der Begriff Home Office wird in der Verwaltung allgemein als Telearbeit bezeichnet, die in einer Dienstvereinbarung mit der Mitbestimmungsseite geregelt ist (DV Telearbeit). Daneben gibt es in Abgrenzung zur DV Telearbeit eine Dienstvereinbarung über den Einsatz mobiler Endgeräte bei der Hansestadt Lübeck. Gegenstand ist der Einsatz mobiler Endgeräte (Notebooks, Tablets, Smartphones etc.) außerhalb der Arbeitsstätte.
Zum Stichtag 31.08.2023 arbeiten insgesamt 762 Personen in Telearbeit, die zum budgetrelevanten Stammpersonal zählen, davon 578 Arbeitnehmer:innen und 184 Beamt:innen. Die Telearbeitsplätze werden von ca. 20 % des Stammpersonals genutzt (13% weiblich / 7 % männlich). Bezogen auf die mit IT-unterstützten Arbeitsplätze (ca. 2.800) sind knapp 27 % der Beschäftigten in Telearbeit tätig. Mobil außerhalb der Arbeitsstätte können rund 1.200 Beschäftigte arbeiten, die Zugriff auf das städtische Netz haben.
Die Beschäftigten in Telearbeit werden seitens des Arbeitsgebers mit den erforderlichen Endgeräten ausgestattet, die am Büroarbeitsplatz und in Telearbeit zu nutzen sind. Ebenso stellt der Arbeitgeber Tablets und Smartphones für die Ausführung von Mobilen Arbeiten zur Verfügung.
- Wie viele davon mindestens an 2 Tagen in der Woche?
- Wie viele davon mindestens an 3 oder mehr Tagen in der Woche?
Die Vereinbarung zur Telearbeit erfolgt nicht auf der Basis von Tagen, sondern in Prozent der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (WAZ). Da viele der Beschäftigten in Teilzeit und flexiblen Arbeitsmodellen tätig sind, ist die Umrechnung auf die Anzahl der Tage in der Woche nicht verlässlich möglich. Telearbeit wird durchschnittlich mit ca. 35 % der individuellen Wochenarbeitszeit wahrgenommen.
bis 20 % der WAZ | 413 Personen |
20,01 – 30 % der WAZ | 93 Personen |
30,01 – 50 % der WAZ | 251 Personen |
Über 50 % | 5 Personen |
- Wie viele Arbeitnehmer*innen der Kernverwaltung haben während der Corona-Pandemie im Home Office gearbeitet?
Während der Phase verstärkter Arbeitsschutzmaßnahmen zum Schutz vor einer Covid19-Infektion hatte die Hansestadt Lübeck ihre Mitarbeitenden auf eine verstärkte Nutzung von Telearbeit bzw. mobilen Arbeiten als Mittel zur Kontaktreduzierung hingewiesen. Die Möglichkeit der Inanspruchnahme wurde auf der Grundlage einer Dienstanweisung dabei auf bis zu 100% ausgedehnt. Dieses Angebot wurde von den Mitarbeitenden sehr breit in Anspruch genommen, in zahlreichen Bereichen befanden sich zeitgleich immer wenigstens 50% der Mitarbeitenden in Telearbeit bzw. arbeiteten außerhalb des angestammten Arbeitsplatzes, sofern es die technischen Voraussetzungen und die Tätigkeit es zuließen.
Da den Bereichen für die Zeit der coronabedingten Schutzmaßnahmen ein sehr weiter Handlungsspielraum bezüglich der Vereinbarung der Arbeit außerhalb des Arbeitsplatzes eingeräumt wurde, war die Anzahl derjenigen Mitarbeitenden, die diese Möglichkeit nutzen, in ständiger Bewegung, eine konkrete Zahl kann deshalb nicht benannt werden.
- Welche Pläne gibt es, den Anteil der Arbeitnehmer*innen, die im Home Office arbeiten (können) zu steigern?
- Welche Barrieren für Home Office existieren noch (z.B. nicht ausreichende Digitalisierung)?
- In welchen Bereichen existieren diese Barrieren?
- In welchem Zeitrahmen ist geplant, diese Barrieren in welchen Bereichen abzubauen?
Derzeit bestehen keine konkreten Pläne, aktiv den Anteil von Mitarbeitenden in Telearbeit zu steigern. Die Vereinbarungen über Telearbeit werden in der Regel auf Initiative von interessierten Mitarbeitenden geschlossen, häufig in Zusammenhang mit der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Insgesamt ist festzustellen, dass die Nutzung von Telearbeit stetig zunimmt. Im Dezember 2022 betrug die Anzahl der Telearbeitsplätze beim Stammpersonal noch 692 Beschäftigte und im Dezember 2021 456 Beschäftigte. Nicht alle Aufgabenbereiche bei der Hansestadt Lübeck eignen sich allerdings für Telearbeit.
Barrieren für Telearbeit oder mobile Arbeit bestehen insbesondere für:
- gewerbliche Tätigkeiten (z.B. Straßen- und Wegebau, Grünflächenpflege, Raumpflege-dienst),
- Tätigkeiten in der Gefahrenabwehr (Einsatzdienst Rettungsdienst und Brandschutz, Kommunaler Ordnungsdienst),
- Tätigkeiten mit Publikumsverkehr (z.B. Bürgerservicebüros, Ausländerbehörde, Kfz-Zulassungsstelle, Stadtbibliothek, Museen, Materielle Hilfen, Standesamt), weil zum Teil rechtlich die persönliche Vorsprache vorgeschrieben ist,
- Erzieher:innen in den Kindertageseinrichtungen oder
- Tätigkeiten, für die wegen der Verarbeitung personenbezogener Daten besonderes hohe datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten sind, die im häuslichen Umfeld nicht sichergestellt werden können. Hier kann die geplante Einführung der E-Akte ggf. neue Möglichkeiten eröffnen.
Neben der Frage, ob und wo die konkreten Aufgaben unabhängig von technischen Möglichkeiten eine Präsenz am Arbeitsplatz erforderlich machen, sind auch die Vorstellungen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Die Mitarbeitenden können aus rechtlichen Gründen nicht dazu verpflichtet werden, in Telearbeit zu arbeiten. Die Nutzung von Telearbeit durch die Beschäftigten erfolgt somit auf freiwilliger Basis.
- Wie viele Arbeitnehmer*innen arbeiten bereits ohne festen Arbeitsplatz (Desk Sharing)?
- In welchen Bereichen?
- Wie hoch ist der dadurch bereits eingesparte Raumbedarf?
Derzeit ist Desk Sharing als Pilot in folgenden Bereichen eingeführt worden. Desk Sharing ist mitbestimmungspflichtig:
- Personal mit 5 Mitarbeitenden seit 01.08.2023, die sich 3 Arbeitsplätze teilen,
- DOS mit 30 Mitarbeitenden ab 01.10.2023, die sich 24 Arbeitsplätze teilen und
- Stadtplanung mit 3 Mitarbeitenden seit Sommer 2022, die sich 2 Arbeitsplätze teilen.
Die Pilotierung von Desk Sharing mit Zustimmung der Personalräte hat in erster Linie nicht zum Ziel, Räumlichkeiten einzusparen, sondern Mitarbeitende an einem adäquaten Arbeitsplatz unterzubringen bei gleichzeitig effektiver Ausnutzung von Büroräumlichkeiten. Hintergrund sind die angespannten Raumkapazitäten bei der Hansestadt Lübeck aufgrund gestiegener Beschäftigtenzahlen.
- Welche Pläne gibt es, den Anteil der Arbeitnehmer*innen, die mit Desk Sharing arbeiten zu steigern?
- Welche Barrieren für Desk Sharing existieren noch (z.B. nicht ausreichende Digitalisierung)?
- In welchen Bereichen existieren diese Barrieren?
- In welchem Zeitrahmen ist geplant, diese Barrieren in welchen Bereichen abzubauen?
- Welche Kosteneinsparungen lassen sich durch die geplante Ausweitung von Desk Sharing erreichen (bitte aufschlüsseln nach Raumkosten, Ausstattung, Energie, Reinigung und Sonstiges)
Voraussetzung für die Durchführung von Desk Sharing ist eine durchgängig hohe Telearbeitsquote der Mitarbeiter:innen sowie ein möglichst hoher Anteil an Backoffice-Tätigkeiten ohne direkten Publikumsverkehr. Zudem sind die Möglichkeiten des Desk Sharings derzeit noch eingeschränkt durch die fehlende E-Akte. Tätigkeiten, die stark aktengebunden sind, lassen sich nur unter erheblichen Effizienzverlusten mit flexiblen Arbeitsplatzmodellen vereinbaren, da gleichzeitig die Anforderungen des Datenschutzes gewahrt werden müssen.
Nach Abschluss und Auswertung der Piloten ist geplant, die Übertragbarkeit auf andere Organisationseinheiten zu prüfen und dabei den Fortschritt des Projektes zur Einführung der elektronischen Akte zu berücksichtigen.
Grundsätzlich sollte hierbei immer bedacht werden, dass Desk Sharing nicht dazu führen darf, dass Mitarbeitende soziale Kontakte verlieren, die soziale Einbindung in die und an die Verwaltung abreißt. Besonders wichtig bleibt die Einbindung der Mitarbeitenden in den weiteren Prozess. Aus diesem Grund sind die Personalräte eng eingebunden.
Ein Büroarbeitsplatz bei der Hansestadt Lübeck verursacht überschlägig einen jährlichen Aufwand von cirka 11.580 EUR (z.B. Miet- und Unterhaltungskosten, Betriebs- und Nebenkosten, Abschreibungen). Davon entfallen 6.210 EUR auf Raumkosten, 1.260 EUR auf Energie, 1.740 EUR auf Reinigung und 2.370 EUR auf Sonstiges wie z.B. Nebenkosten.
Mögliche Kosteneinsparungen durch Desk Sharing sind mit Vorsicht zu betrachten. Zwar sinken die Infrastrukturgrenzkosten für die Hansestadt Lübeck pro Mitarbeitenden bei der Nutzung von Desk Sharing, indem ein Arbeitsplatz auf mehrere Mitarbeitende aufgeteilt wird, aber nominal kommt es zu keiner Veränderung der Gebäudekosten, weil Desk Sharing z.B. nicht dazu führt, dass weniger geheizt, gereinigt, weniger Licht genutzt, die Grundsteuer oder die Straßenreinigungsgebühren sinken. Signifikante Kosteneinsparungen sind erst dann zu erwarten, wenn ganze Verwaltungsgebäude aus der Nutzung gehen oder keine neuen Verwaltungsgebäude dazu kommen
Künftig mag bei Vorliegen der Voraussetzungen und Auswertung der Piloten in enger Abstimmung mit der Mitbestimmungsseite der Einsatz von Desk Sharing zunehmen. Sehr viel entscheidender ist für die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Verwaltung die Personalgewinnung und –bindung. Dazu gehören u.a. neben flexiblen Arbeitszeitmodellen, Angebot von Telearbeit und weiteren Vergünstigen wie z.B. Corporate Benefits, Jobrad oder Jobticket modern ausgestattete Arbeitsplätze wie z.B. bereits an den Standorten Mengstraße 16 (Haushalt & Steuerung), Lichthof (Bürgerservicebüro, Ausländerbehörde), Fackenburger Allee 27-29 (IT und DOS), Einsiedelstraße (LPA) oder in der ehemaligen Kantine im VZM als Beispiel für eine neue Bürowelt. Hier ist die Absicht, zukünftig für alle Beschäftigten flächendeckend modern ausgestattete Arbeitswelten im Rahmen der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zu schaffen. Dieser Prozess wird Zeit in Anspruch nehmen, aber die Verwaltung hat sich hier mit den oben genannten Beispielen bereits auf den Weg gemacht.
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