Anlass:
Mit diesem Bericht informiert die Verwaltung über die Vorgehensweise zur Umsetzung der Ergebnisse der in 2024/2025 durchgeführten Organisationsuntersuchung im Bereich GMHL (VO/2025/14168) unter den Rahmenbedingungen des Haushalts 2026. Ziel ist es, die fachliche Ausgangslage unter den haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen aufzuzeigen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen für das Jahr 2026 transparent darzustellen.
Bericht:
Kurzüberblick
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Handlungsdruck: Betreiberverantwortung und Verkehrssicherheit erfordern kurzfristige Stabilisierung des Gebäudebetriebs
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Rahmenbedingungen: grds. kein Stellenaufwuchs 2026 – 2028; Mehrbedarfe nur über Stellenverlagerungen/Umwidmungen innerhalb des Stellenplans (VO/2025/14306-01-01).
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Strategie 2026: Übergangsstrategie mit Priorität auf Pflichtaufgaben; Ausbau Fremdvergabe; Aufbau Datengrundlage (Bestandsaufnahme, Akten-/Archiv-digitalisierung); Digitalisierung und Prozessarbeit
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Zentrale Ressourcenumsteuerungen 2026 (Plan): 7 VZÄ Techniker:innen, 3 VZÄ Notfallplan Verkehrssicherheit, 2 VZÄ Controlling, 1 VZÄ Sachbearbeitung Helpdesk/Stammdatenpflege
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Hauptrisiken: Unwirtschaftlichkeit, Verlust an Fachkunde, Qualitäts-/Kontinuitätsrisiken, Markt-/Vergaberisiken, Personalrisiken (Demotivation/Abwanderung)
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Steuerung: internes Monitoring; Information der politischen Gremien anlassbezogen und im Rahmen der regelmäßigen Berichterstattung der Verwaltung
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Fachliche Ausgangslage und Handlungsdruck
Die Organisationsuntersuchung weist auf erhebliche strukturelle Defizite hin. Betroffen sind insbesondere die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und Sicherstellung der Verkehrssicherheit, die Prozessreife, die Datenqualität und -transparenz zum Gebäudebestand sowie die Kosten- und Projektsteuerung. Auch Defizite bei der digitalen Unterstützung zentraler Steuerungsprozesse (u. a. Ticket- bzw. Helpdesk-Systeme, strukturierte Dokumentation) wurden identifiziert.
Ein unverändertes Fortführen des Status quo ist fachlich wie rechtlich nicht tragfähig. Das in der Organisationsuntersuchung beschriebene Zielbild einer umfassenden strukturellen Neuausrichtung (Handlungsoption 3 gem. Ergebnisbericht VO/2025/14168) bleibt aus fachlicher Sicht weiterhin zutreffend und geeignet, die identifizierten Risiken nachhaltig zu adressieren.
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Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen 2026
Die Umsetzung dieses Zielbildes steht jedoch unter restriktiven Rahmenbedingungen. Zusätzliche Stellenmehrbedarfe sollen in den Haushaltsjahren 2026 bis 2028 nur durch interne Stellenverlagerungen bedient werden (VO/2025/14306-01-01).
Ein Stellenaufwuchs ist in den Haushaltsjahren 2026 bis 2028 grundsätzlich ausgeschlossen; zusätzliche Mehrbedarfe können daher nur über Stellenverlagerungen/Umwidmungen innerhalb des bestehenden Stellenplans, über Aufgabenreduktion sowie über Fremdvergabe abgebildet werden (VO/2025/14306-01-01). Vor diesem Hintergrund wurde im Rahmen einer Aufgaben- und Stellenkritik innerhalb des GMHL geprüft, in welchem Umfang freiwillige Aufgaben reduziert oder aufgegeben werden können, um Kapazitäten für pflichtige Aufgaben freizusetzen. Zudem wurde überprüft, welche Pflichtaufgaben vermehrt durch externe Leistungserbringung erbracht werden können. Im Ergebnis wurden alle vakanten Stellenanteile im Bereich GMHL zum Stichtag 01.03.2026 geprüft und eine Zweck- und Vollzugskritik durchgeführt. Stellenanteile, die der Sicherstellung des Gebäudebetriebs sowie übergeordneter politischer Ziele der Hansestadt Lübeck – wie dem Masterplan Klimaschutz – dienen und nicht adhoc von Dritten erbracht werden können, wurden als relevant bewertet. Stellenanteile, die zur Erbringung freiwilliger Leistungen geplant sind und/oder adhoc durch Dritte erbracht werden können, wurden als verfügbar bewertet.
Finanziell sind für das Jahr 2026 Mittel in Höhe von 750 Tsd. EUR für zwei definierte Aufgaben aus der Organisationsuntersuchung vorgesehen: Beginn einer Gebäudebestandsaufnahme sowie die zugehörige Gebäudedigitalisierung. Dieser Ansatz ist für das Jahr 2026 festgelegt und erscheint für den Beginn dieser beiden Aufgaben in 2026 auskömmlich. Parallel dazu erfolgt eine deutliche Ausweitung konsumtiver Bauprojekte in Form zahlreicher Einzelmaßnahmen, was die Anforderungen an Koordination, Baukostensteuerung und Projektcontrolling signifikant erhöht. Zudem beinhaltet der Haushaltsbegleitbeschluss zusätzliche Projekte, die vom GMHL ohne Stellenplanausweitung umzusetzen sind:
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Sporthalle auf der Falkenwiese
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Schaffung von zusätzlichen Räumen an der Schule am Meer
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Grundsanierung und Erweiterung der Bugenhagen-Schule
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Grundsanierung und Erweiterung der Ahorn-Schule
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Grundsanierung und Erweiterung der Schule Grönauer Baum
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Errichtung einer Mensa an der Pestalozzi-Schule
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Errichtung einer Mensa an der Mühlenwegschule
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Sanierung der Domschule ohne zusätzliche Klassenräume im Dachgeschoss; anschließende Zurverfügungstellung der Räume für die OzD
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Übergangsstrategie 2026
Vor dem Hintergrund der genannten haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen kann das aus der Organisationsuntersuchung fachlich empfohlene Zielbild nicht unmittelbar und vollumfänglich umgesetzt werden. Der ab dem Jahr 2026 eingeschlagene Pfad ist daher explizit als Übergangsstrategie zu verstehen, die primär die Sicherstellung der Betreiberpflichten und der Verkehrssicherheit fokussiert.
Aus fachlicher Sicht ist diese Strategie ausdrücklich nicht präferiert: Die Verlängerung struktureller Risiken, eine gehemmte interne Kompetenzentwicklung sowie perspektivisch potenziell höhere Kosten durch externe Vergaben sind bewusste, aber unvermeidbare Konsequenzen. Gleichwohl stellt dieser Weg unter den aktuellen haushaltsrechtlichen Vorgaben kurzfristig die am ehesten umsetzbare Vorgehensweise dar, um die dringendsten Risiken für die Hansestadt Lübeck kontrolliert abzuarbeiten und die Handlungsfähigkeit des GMHL kurzfristig zu sichern.
Nachfolgend werden die Schwerpunkte der Übergangsstrategie konkretisiert:
Sicherstellung des Gebäudebetriebs:
Um den rechtskonformen Betrieb der städtischen Gebäude dauerhaft sicherzustellen zu können, priorisiert die Verwaltung die Maßnahmen zur Betreiberverantwortung und Verkehrssicherung konsequent vor allen anderen Aufgabenbereichen des GMHL. Dies beeinflusst zwangsläufig die Bearbeitungstiefe und -geschwindigkeit anderer Aufgabenbereiche des GMHL.
Die im Haushalt 2026 angemeldeten 7 Vollzeitäquivalente (VZÄ) Techniker:innen zur Wahrnehmung dieser Aufgaben sollen durch bereichsinterne Stellenverlagerungen kompensiert werden. Hierfür werden 7 VZÄ aus der Unterhaltsreinigung verlagert. Hierbei handelt es sich um eine stellenplanerische Umwidmung/Verlagerung innerhalb des Stellenplans; die technische Funktion erfordert eine entsprechende Qualifikation und Besetzung. Die Gebäudereinigung der dadurch freiwerdenden Objekte wird übergangsweise durch externe Reinigungsdienstleister sichergestellt; der Umfang wird objektbezogen festgelegt.
Darüber hinaus muss ein erweiterter Teil der operativen Leistungserbringung im Gebäudebetrieb zukünftig auch durch externe Dienstleister sichergestellt werden. Dies bedingt eine strategische Neuausrichtung des Gebäudebetriebs: die vorhandenen Fachkompetenzen müssen um Steuerungs- und Kontrollkompetenzen der externen Dienstleister erweitert werden. Dabei ist zu betonen, dass die Betreiberverantwortung uneingeschränkt bei der Hansestadt Lübeck verbleibt.
Flankierend hierzu setzt das GMHL die Empfehlungen aus der vorliegenden Organisationsuntersuchung sukzessive um, um Ineffizienzen auf Organisations- und Prozessebene abzubauen. Ein wesentlicher Baustein ist die funktionale Optimierung des CAFM-Systems für die Instandhaltung sowie die systematische Abbildung und Optimierung aller Arbeitsstrukturen in der Prozessplattform PICTURE. Parallel dazu werden die bestehenden Befugnisgrenzen auf operativer Ebene voll ausgeschöpft. Ziel dieser Maßnahmen ist es, Entscheidungswege zu verkürzen, die Handlungsfähigkeit des Bereichs durch moderne digitale Werkzeuge zu stärken und trotz der Ressourcenknappheit eine beschleunigte Aufgabenabwicklung zu gewährleisten.
Eine weitere zentrale Hauptmaßnahme ist die konsequente Umsetzung des Notfallplans Verkehrssicherheit (VO/2025/14506). Um eine zügige Abarbeitung der identifizierten Risiken zu gewährleisten, wurde in der technischen Abteilung eine spezialisierte Organisationseinheit gebildet, die losgelöst vom operativen Regelbetrieb agiert. Zur personellen Unterlegung dieser Einheit wurden im Haushalt 2026 3 VZÄ beantragt. Diese sollen durch bereichsinterne Stellenverlagerungen bereitgestellt werden. Hierfür wird die vakante Stelle Sachbearbeitung Schadstoffmanagement (1 VZÄ) stellenplanerisch umgewidmet; die Wirksamkeit tritt erst mit Besetzung der Stelle ein. Die ursprünglichen Aufgaben werden bereits in Teilen durch andere Stellen im Bereich erbracht; soweit erforderlich werden Teilleistungen extern abgesichert. Zudem werden 2 VZÄ aus dem Pool der Unterhaltsreinigung-Springkräfte verlagert. Der Springkräfte-Pool umfasst insgesamt 43,374 VZÄ; nach den Verlagerungen verbleiben 40,374 VZÄ zur Vertretung. Die Vertretungsleistung wird aus dem verbleibenden Kontingent oder im Einzelfall durch externe Vertretungsdienstleistungen gedeckt. Diese bewusste, übergangsweise Umsteuerung vorhandener Ressourcen dient primär der zeitlichen Beschleunigung der Maßnahmenumsetzung, um die Mängel im Gebäudebestand schnellstmöglich zu entdecken und zu beseitigen.
Um die flächendeckende Umsetzung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung vorzubereiten, ist für das Jahr 2027 die Pilotierung der neuen Funktion des Technischen Objektmanagements vorgesehen. Im Rahmen dieser Erprobungsphase fungieren die Technischen Objektmanager:innen als zentraler Single-Point-of-Contact für definierte Gebäudeportfolios. In enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Techniker- und Hausmeisterteams stellen sie eine effiziente Leistungserbringung mit eindeutiger Verantwortungslinie im Gebäudebetrieb sicher. Mit dieser Maßnahme reagiert die Verwaltung zudem direkt auf den begründeten Nutzerwunsch nach einer zentralen Ansprechperson beim GMHL. Gleichzeitig dient das Pilotprojekt dazu, wertvolle Erfahrungswerte für die spätere flächendeckende Implementierung des organisatorischen Zielbilds zu gewinnen. Der Stellenbedarf kann durch die Aufhebung von 2 Sperrvermerken im Hausmeisterdienst gedeckt werden. Sofern die Kompensation 2027 nicht rechtzeitig gesichert werden kann, wird die Pilotierung zeitlich angepasst bzw. im Umfang reduziert.
Gebäudebestandsaufnahme und Digitalisierung der Gebäudeakten:
Wesentlich für die künftige Handlungsfähigkeit des GMHL ist die systematische Gebäudebestandsaufnahme. Hierbei werden sämtliche relevanten Objekt-, Zustands- und Nutzungsdaten strukturiert erfasst, um eine verlässliche Informationsgrundlage zu schaffen. Der Schwerpunkt dieser Erhebung liegt initial im Jahr 2026 auf den technischen Anlagen, da hier die größten Risiken identifiziert wurden. Unter der Voraussetzung der Bereitstellung zukünftiger Haushaltsmittel, soll die Datenaufnahme sukzessiv erweitert werden. Begleitend hierzu erfolgt die Digitalisierung der Gebäudeakten, um eine konsistente und digital auswertbare Datenbasis herzustellen.
Diese Maßnahmen sind die Voraussetzung für eine moderne, datengestützte Immobilienbewirtschaftung. Sie ermöglichen es der Verwaltung künftig, Priorisierungen, die Maßnahmenplanung sowie die Budgetsteuerung und Risikobewertungen auf einer fundierten Faktenlage vorzunehmen. Damit wird sichergestellt, dass die begrenzten Mittel dort eingesetzt werden, wo sie den größten Effekt für die Sicherheit und den Erhalt der städtischen Infrastruktur erzielen.
Die dauerhafte Stammdatenpflege im CAFM-System wird gemeinsam mit der Betreuung des Helpdesk in einer kombinierten Funktion (1 VZÄ) organisiert; siehe Abschnitt „Optimierung der Nutzerschnittstelle“.
Ganzheitliches Controlling:
Angesichts der erheblichen Ausweitung konsumtiver Einzelmaßnahmen wird das bestehende investive Baukostencontrolling um ein konsumtives Baukostencontrolling verstärkt und um ein systematisches Projektcontrolling ergänzt. Ziel ist die Etablierung eines ganzheitlichen Controllingansatzes, der strategische und operative Aspekte kombiniert. Dadurch wird sichergestellt, dass die operativen Projektdaten und der Mittelabfluss durch stetige Steuerung und Überwachung eng verzahnt werden. Darüber hinaus fungieren die beiden Controllinginstanzen als strategisches Frühwarnsystem, indem steuerungsrelevante Kennzahlen in Bezug auf Kosten, Termine, Qualitäten und Mittelabfluss konstant ausgewertet werden. Dieser Ausbau erfolgt vorgezogen gegenüber dem angedachten Zeitplan der Organisationsuntersuchung, da zum Zeitpunkt der Gutachtenerstellung im Jahr 2024 die Ausweitung konsumtiver Einzelmaßnahmen ab dem Haushaltsjahr 2026 nicht prognostiziert war. Bereits heute erfordern die Steuerung und Überwachung der investiven Maßnahmen Ressourcen, die nicht im Stellenplan hinterlegt sind, und in der Praxis häufig in reduzierter Form von Führungskräften übernommen werden. Durch die starke Ausweitung der konsumtiven Einzelmaßnahmen muss das Projektcontrolling gestärkt und kann nicht noch zusätzlich durch die Führungskräfte übernommen werden. Der Bereich GMHL muss daher diese Aufgaben priorisieren, um schnellstmöglich die bestehenden Ineffizienzen abzubauen und ein ganzheitliches Controlling aufzubauen. Zur Umsetzung bedarf es 1 VZÄ-Baukostencontrolling und 1 VZÄ Bauprojektcontrolling. Der Stellenmehrbedarf wird durch Stellenverlagerung der Stellen Sachbearbeitung Raumplanung und Sachbearbeitung Gebäudebewertung kompensiert. Die Aufgaben der Sachbearbeitung Raumplanung werden priorisiert intern fortgeführt; Teilleistungen (z. B. Erfassen von Raumbuchdaten) werden im Bedarfsfall extern unterstützt. Die ursprünglichen Aufgaben der Sachbearbeitung Gebäudebewertung mit dem Schwerpunkt der kaufmännischen Gebäudebewertung im Rahmen der Doppik sind entfallen. Die hierdurch freigewordene Stelle kann daher für andere Aufgaben verwendet werden.
Optimierung der Nutzerschnittstelle:
Die Optimierung der Nutzerschnittstelle durch die Einführung eines Helpdesk mit Ticketsystem ist ein zentrales Ergebnis der Organisationsuntersuchung. Der Aufbau einer IT-basierten Lösung zur Meldungserfassung erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit des GMHL und leistet einen wesentlichen Beitrag zur Transparenz und Effizienz der internen Abläufe. Die Einführung des Systems wird mit vorhandenen Personalressourcen realisiert. Als initiale Projektunterstützung und spätere Betreuung des Helpdesk sollen kurzfristig 0,5 VZÄ zur Verfügung gestellt werden. Diese Funktion soll mit den Aufgaben der Stammdatenpflege als 1 VZÄ besetzt werden. Der Stellenbedarf wird durch 0,5 VZÄ der Unterhaltsreinigung-Springkräfte kompensiert. Die Vertretungsleistung dieser Stelle wird aus dem übrigen Kontingent der Unterhaltsreinigung-Springkräfte gedeckt oder im Einzelfall durch externe Vertretungsdienstleistungen.
Stabilisierung der bestehenden Organisation:
Entsprechend der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung wurde das Leistungsmodell des GMHL überarbeitet. Die strategische Ausrichtung folgt nun konsequent dem Lebenszyklusansatz des Immobilienmanagements, welcher die Phasen Planung, Bau und Betrieb ganzheitlich abbildet. Auf dieser Basis wurde ein zukunftsfähiges Prozessmodell entwickelt; die Überführung der relevanten Kern- und Supportprozesse in die Prozessplattform PICTURE erfolgt derzeit sukzessiv.
Aufgrund der aktuell restriktiven Rahmenbedingungen kann die formale Aufbauorganisation dem neuen Leistungs- und Prozessmodell zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vollumfänglich folgen. Um die Handlungsfähigkeit während der Übergangsphase sicherzustellen, wird das GMHL weiterhin in der 3-Säulen-Struktur – bestehend aus technischem, kaufmännischem und infrastrukturellem Gebäudemanagement – geführt. Diese parallele Struktur ermöglicht es, die neuen Prozessstandards bereits operativ zu etablieren, während die organisatorischen Rahmenbedingungen schrittweise dem Zielbild der organisatorischen Neuausrichtung des GMHL angepasst werden.
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Auswirkung der Ressourcenumsteuerung und Risikobewertung
Die gewählte Übergangsstrategie und erforderliche Ressourcenumsteuerung sind mit signifikanten Risiken und Kosten verbunden. Die notwendige Umsteuerung von Personalressourcen führt unmittelbar zu einer Ausweitung des Personalbudgets. Die Personalkosten für das Jahr 2026 sind sichergestellt. Durch die verstärkte Fremdvergabe kann sich ein ungünstigeres Kostenprofil ergeben, da neben den eigentlichen Leistungsentgelten zusätzliche Steuerungs- und Kontrollaufwände anfallen. Zudem besteht das Risiko eines schleichenden Fachkundeverlustes, wenn operative Kompetenzen dauerhaft nach außen verlagert werden.
Qualitäts- und Kontinuitätsrisiken ergeben sich insbesondere bei wechselnden Auftragnehmern, Anlaufverlusten, Schnittstellenproblemen und erhöhter Nachsteuerungs-notwendigkeit. Hinzu treten Markt- und Vergaberisiken, etwa in Form eingeschränkter Anbieterverfügbarkeit, Preissteigerungen oder Ausfallrisiken einzelner Dienstleister.
Die im Rahmen der Aufgabenkritik erfolgte Reduzierung oder Aufgabe freiwilliger Aufgaben kann zu Qualitätsminderungen in einzelnen Leistungsbereichen führen und die Erreichung politischer Zielvorgaben beeinträchtigen. Der Bürgerschaftsbeschluss „Stopp der Privatisierung und Aufbau einer Eigen- und Fremdreinigung in Höhe von 75-%/25-%“ (Drucksache Nr. 242, 2009) wird in der Konsequenz bis auf weiteres nicht erfüllt (vgl. VO/2025/14666).
Schließlich bestehen Personalrisiken: Eine dauerhafte strukturelle Überlastung kann Demotivation, erhöhte Fehlzeiten und Fluktuation begünstigen.
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Steuerung und Information in den Gremien
Zur Begleitung der Übergangsstrategie wird ein internes Monitoring im Bereich GMHL implementiert. Ziel ist eine systematische Priorisierung, die transparente Steuerung externer Beauftragungen, sowie eine frühzeitige Identifikation kritischer Entwicklungen.
Die Information der politischen Gremien erfolgt weiterhin anlassbezogen sowie im Rahmen der regelmäßigen Berichterstattungen der Verwaltung. Eine gesonderte Befassung wird insbesondere dann initiiert, wenn sich wesentliche Risiken für die Betreiberverantwortung oder die Verkehrssicherheit abzeichnen oder wenn Entscheidungen von grundsätzlicher organisatorischer oder finanzieller Tragweite anstehen.
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Zusammenfassende Bewertung
Es besteht unverändert erheblicher Handlungsdruck; ein Festhalten am bisherigen Zustand ist fachlich und rechtlich nicht vertretbar. Zugleich begrenzen die haushaltsrechtlichen Vorgaben – insbesondere der Grundsatz „kein Stellenaufwuchs für 2026 bis 2028“ – den Handlungsspielraum erheblich.
Ab 2026 wird daher ein risikoorientierter Übergangspfad umgesetzt, der die Sicherstellung der Betreiberpflichten und der Verkehrssicherheit priorisiert, den Aufbau einer belastbaren Datengrundlage vorantreibt, digitale und prozessuale Grundlagen stärkt sowie Kosten- und Projektcontrolling ausbaut. Die damit verbundenen strukturellen Risiken werden transparent gemacht und im Rahmen eines internen Monitorings fortlaufend bewertet.
Die Verwaltung wird die politischen Gremien anlassbezogen sowie im Rahmen der regelmäßigen Berichterstattungen der Verwaltung über wesentliche Entwicklungen und erforderliche Grundsatzentscheidungen informieren.
Begründung der Dringlichkeit:
Die Organisationsuntersuchung (s.VO/2025/14168) weist auf erhebliche strukturelle Defizite hin. Betroffen sind insbesondere die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und die Sicherstellung der Verkehrssicherheit, die Prozessreife, die Datenqualität und -transparenz zum Gebäudebestand sowie die Kosten- und Projektsteuerung. Auch Defizite bei der digitalen Unterstützung zentraler Steuerungsprozesse (u. a. Ticket- bzw. Helpdesk-Systeme, strukturierte Dokumentation) wurden identifiziert.
Ein unverändertes Fortführen des Status quo ist fachlich wie rechtlich nicht tragfähig.
Durch die Vorlage 20/0079 wird dargestellt, wie ein risikoorientierter Übergangspfad umgesetzt werden kann, der die Sicherstellung der Betreiberpflichten und der Verkehrssicherheit priorisiert, den Aufbau einer belastbaren Datengrundlage vorantreibt, digitale und prozessuale Grundlagen stärkt sowie Kosten- und Projektcontrolling ausbaut. Die damit verbundenen strukturellen Risiken werden transparent gemacht und im Rahmen eines internen Monitorings fortlaufend bewertet. Für die dargestellte Vorgehensweise wurde hier die Rahmenbedingungen des Haushalts 2026 zu Grunde gelegt.
Um eine zeitnahe Umsetzung der geplanten Maßnahmen zu ermöglichen, ist eine Aufnahme auf die Tagesordnung zur nächsten Bauausschusssitzung (18.05.) erforderlich.
