Antwort auf Anfrage öffentlich - VO/2019/07147

Die von BM Detlev Stolzenberg zur Sitzung des Hauptausschusses am 29.01.2019 mit der Vorlage 2019/07055 gestellte Anfrage:

„Es wird um Beantwortung folgender Fragen gebeten:

1. Müssen Akten im Rahmen der Akteneinsicht nach § 30 Gemeindeordnung anonymisiert werden?

2. Dürfen Akten nur in Anwesenheit einer Verwaltungsmitarbeiterin / eines Verwaltungsmitarbeiters eingesehen werden?

3. Ist eine Aktennotiz zu fertigen, wer wann die Akte eingesehen hat?

4. Welche Rechtsgrundlage untersagt das Erstellen und die Herausgabe von Kopien?“

wird wie folgt beantwortet:

Zu 1. Eine generelle Verpflichtung zur Anonymisierung von Akten im Rahmen einer Akteneinsicht nach § 30 GO besteht zwar nicht. Allerdings ist es zum Schutz personenbezogener Daten bzw. berechtigter Interessen Einzelner regelmäßig erforderlich eine solche Anonymisierung vorzunehmen. Dies erfordert jeweils eine Abwägung im Einzelfall.

Zu 2. Eine gesetzliche Pflicht hierfür besteht nicht. Es ist aber einhellige Auffassung der Kommentierungen zur Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (vgl. z.B.: Dehn/Wolf GO § 30 Anm.5 zu Abs.1), dass Mitarbeiter der Verwaltung während einer Einsichtnahme anwesend sein dürfen. Siehe hierzu auch die Antwort zu Frage 3.

Zu 3. Auch hierfür besteht keine gesetzliche Verpflichtung. Rechtlich ist es aber nicht zu beanstanden, wenn eine solche Aktennotiz erfolgt. Dies schon deshalb, weil es im Interesse einer gleichen Information aller anderen Auskunftsberechtigten sinnvoll sein kann, dass entsprechende Gremium über das Verlangen eines einzelnen Mitgliedes nach Auskunft oder Akteneinsicht zu unterrichten. Darüber hinaus dienen Aktennotizen auch zur Dokumentation darüber, wann und zu welchem Anlass z.B. personenbezogene Daten offen gelegt worden sind.

Zu 4. Eine Rechtsgrundlage, die das Herstellen und die Herausgabe von Kopien ausdrücklich untersagt, besteht nicht. Allerdings kann es im Einzelfall erforderlich sein, die Herstellung von Kopien zu untersagen.

Bei einer Akteneinsicht auf der Grundlage des IZG-SH besteht in der Regel ein (kostenpflichtiger) Anspruch auf die Fertigung von Kopien nach § 5 Abs. 1 IZG-SH

Nach der einschlägigen Kommentierung zur schleswig-holsteinischen Gemeindeordnung besteht aber bei der Geltendmachung eines Akteneinsichtsrechtes nach § 30 GO kein derartiger Anspruch.