Anfrage vom 26.11.2024:
- Aus welchem Haushaltstitel wurde die Party bezahlt?
Die Kosten für die After-Work-Party 2024 wurden aus dem Produktbudget „Geschäftsführung für die Verwaltungsleitung“ des Bereichs 1.101 Bürgermeisterkanzlei geleistet und aus dem Produktsachkonto 111004.5291003 gezahlt.
- In welcher Höhe hatte die Bürgerschaft den betreffenden Titel mit dem Haushaltsbegleitbeschluss festgesetzt?
Auf dem Konto 5291003 sind für das Haushaltsjahr 2024 Mittel in Höhe von 100.000 Euro veranschlagt gewesen.
- Welche anderen Maßnahmen wurden bzw. werden aus dem Titel bestritten (Angabe der drei größten Positionen genügt)?
- Teilnahme der HL am Internationalen Hansetag
- Pflege der Städtepartnerschaften
- Veranstaltungen und Empfänge
- In welchem Maße ist der Titel im Haushaltsvollzug 2024 ausgeschöpft?
Das Konto 5291003 wurde im Rahmen der Haushaltsbewirtschaftung mit 146.453 Euro belastet. Ursächlich für die Mehrausgaben sind der Mehraufwand bei Empfängen und Veranstaltungen durch erhebliche Kostensteigerungen im Veranstaltungssektor sowie ein zusätzliches Engagement u. a. bei der Messe GO.GRØØN 2024, die ab 2026 vom Fachbereich 3 bezuschusst wird.
- Wann wurde der Vertrag über die Anmietung der Event-Location für den 5.
September 2024 abgeschlossen?
Das Angebot der Event-Location wurde am 16.02.2024 angenommen.
- Wie wurde nach Anordnung der Haushaltssperre (15. Juli 2024) über eine mögliche Stornierung entschieden?
Die Afterwork-Partys der Hansestadt Lübeck finden auf der Grundlage eines Senatsbeschlusses vom 19.02.2019 auf Einladung des Bürgermeisters i.d.R. alljährlich zur Stärkung der Leistungsmotivation und Identitätsbildung statt. Allen Mitarbeitenden soll die Möglichkeit gegeben werden, sich im ungezwungen Rahmen über die Grenzen der einzelnen Organisationseinheiten der Fachbereiche auszutauschen. Sie eröffnen für alle Mitarbeitenden die Chance, welche oftmals aufgrund der Vielseitigkeit und Größe der Verwaltung keinen persönlichen Kontakt haben, untereinander in den direkten Kontakt zu kommen und die Gelegenheit zum Networking über Bereichsgrenzen hinweg zu ermöglichen. Seitens der Verwaltungsleitung wird der Rahmen der Afterwork-Party zudem genutzt, um die Arbeit und den Einsatz der Kolleg:innen zu würdigen, wertzuschätzen und für die geleistete Arbeit zu danken. Die Afterwork-Party dient somit nicht zuletzt auch der Mitarbeitendenbindung an den Arbeitgeber Hansestadt Lübeck in einem Umfeld des sich zuspitzenden Fachkräftemangels.
Die Afterwork-Party ist hier eines von vielen Instrumenten, die es der Hansestadt Lübeck im engen tariflichen und beamtenrechtlichen Gefüges als Arbeitgeberin erlauben, Personal an die Hansestadt Lübeck zu binden oder neu anzuwerben. Zu den Maßnahmen neben der Afterwork Party gehören z.B. das JobTicket, JobRad, der alle zwei Jahre stattfindende Gesundheitstag oder vielfältige Teilzeitmodelle.
Aus Gründen der Sicherstellung der Attraktivität als Arbeitgeberin und zur Mitarbeitendenbindung in einem gesellschaftlich herausfordernden Umfeld, verbunden mit einer damit einhergehenden hohen Arbeitsbelastung wurde deshalb von einer Absage der After-Work Party 2024 abgesehen.
Im Rahmen der mündlichen Mitteilung des Bürgermeisters über die Haushaltsentwicklungen 2024 und den Erlass der Haushaltssperre für die Gesamtverwaltung in der Sitzung des Hauptausschusses am 16.07.2024 hat der Bürgermeister den Hauptausschuss darüber informiert, dass die Instrumente zur Mitarbeitendenmotivation von der Haushaltssperre ausgenommen sind. Dies wurde seitens der Ausschussmitglieder nicht beanstandet.
- Welche Höhe hätte die Vertragsstrafe bei Stornierung der Veranstaltung genau betragen?
Der Locationbetreiber hätte im Falle einer Stornierung durch die Hansestadt Lübeck auf der Grundlage § 648 BGB Anspruch auf die volle Vergütung abzüglich der ersparten Aufwendungen. Die Beweislast für die ersparten Aufwendungen trägt die Hansestadt Lübeck.
Das in 2024 beauftragte Cateringunternehmen sah bei Stornierung eine gestaffelte Ausfallvergütung vor. Diese hätte im Fall einer Stornierung der Veranstaltung zu dem Zeitpunkt eine Ausfallvergütung in Höhe von 10% der vertraglich vereinbarten Vergütung berechnet.
- Welche Erwägungen gaben den Ausschlag zur Durchführung der Veranstaltung trotz Haushaltssperre?
Siehe Antwort zur Frage 6.
- Gab es für Partygäste mit dem Eintritt einen Getränkegutschein, wenn ja: In welcher Höhe?
Die Teilnehmenden haben einen Verzehrgutschein für Getränke in Höhe von 10,00 Euro pro Person erhalten.
- War im Eintritt ein Veranstaltungsbuffet enthalten?
Den Teilnehmenden stand ein Snack-Buffet zur Verfügung.
- Hat die Stadt geprüft, ob die Kosten für die Veranstaltung bei Berücksichtigung von Miete, evtl. Catering und Musik einen marktgerechten Preis dargestellt haben? Wenn ja: Mit welchem Ergebnis?
Die Vergaben erfolgten auf der Grundlage einer Verhandlungsvergabe gemäß § 8 Abs. 4 Nr. 10 i.V.m. § 12 Abs. 3 UVgO. Unter Berücksichtigung der Anforderungen an den Veranstaltungsort wurde eine Markterkundung vorgenommen. Für das Catering wurden mehrere Anbieter angefragt. Die abgegebenen Angebote wurden als marküblich bewertet.
Anfrage vom 10.06.2025:
Die Beantwortung der Fragen 1 bis 3 erfolgte mündlich in der Sitzung des Hauptausschusses am 10.06.2025.
- Ist für die Veranstaltung diesmal vertraglich Vorsorge getroffen worden, dass im Fall der Anordnung einer Haushaltssperre die Veranstaltung noch ohne Mehrkosten für die Stadt abgesagt werden kann? Wenn ja: Wie? / Wenn nein: Weshalb nicht?
Es ist ein branchenübliches und gängiges Vorgehen, dass Event- und Cateringunternehmen im Fall einer Stornierung Ausfallkosten berechnen. Ausfallvergütungen berücksichtigen organisatorische und personelle Vorleistungen des Unternehmens, dienen dem Schutz vor kurzfristigen Absagen und den damit verbundenen Einnahmeausfällen.
Das mit der Durchführung der Afterwork-Party 2025 beauftragte Event- und Cateringunternehmen sieht im Fall einer Stornierung eine gestaffelte Ausfallvergütung vor.
- Wie viele Mitarbeiter der Stadt sind mit der Vorbereitung der Veranstaltung befasst?
Es sind zwei Mitarbeitende neben ihren zahlreichen weiteren Aufgaben mit der Vorbereitung der Veranstaltung zeitanteilig befasst.
