Vorlage - VO/2023/12694  

1.Aus welchen Gründen sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereiches 4 angewiesen worden, alle direkt eingehende Anfragen von Bürgerschafts- und Ausschussmitgliedern nur mit Genehmigung der Fachbereichsleitung zu beantworten?

2.Wird diese Verwaltungspraxis auch in den übrigen kreisfreien Städten in Schleswig-Holstein so praktiziert?

3.Wann und in welcher Form sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereiches 4 entsprechend angewiesen worden?

4.Wann und in welcher Form sind die Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder darüber informiert worden, dass sie davon Abstand nehmen sollen, Mitarbeitende des FB 4 der Hansestadt Lübeck direkt anzufragen?

5.Beabsichtigt die Verwaltungsspitze auch in den anderen Fachbereichen entsprechende Weisungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszusprechen und die Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder davon zu unterrichten, dass sie Abstand nehmen sollen, Mitarbeitende der Verwaltung direkt anzufragen? Oder ist dies bereits erfolgt?

In der Vergangenheit war es stets in Ordnung, wenn direkte Anfragen zu Verwaltungsvorlagen an die in den Vorlagen benannten Personen gerichtet wurden. So konnten Verständnisfragen, die in der Kompetenz der jeweiligen Personen liegen, direkt beantwortet werden. Dabei war immer selbstverständlich, dass keine Auskünfte zu verwaltungsinternen Zwischenständen gegeben wurden, sondern sich die Auskünfte nur auf für Ausschuss- und Bürgerschaftsmitglieder zugängliche Informationen bezogen haben. Diese bisherige Verfahrensweise soll offensichtlich geändert werden.  Mit E-Mail vom 21.09. wurde mir von der Fachbereichsleitung FB4 folgendes mitgeteilt:

„Die Mitarbeitenden des FB 4 der HL sind angewiesen, direkt eingehende Anfragen von Bürgerschafts- und Ausschussmitgliedern nur mit Genehmigung der Fachbereichsleitung zu beantworten. Es liegt im Ermessen der Bereichsleitungen (nicht der nachgeordneten Mitarbeitenden und Abteilungsleitungen), kurzfristige, rein informative Rückfragen zu aktuellen Vorgängern/Vorlagen ohne Beteiligung der Fachbereichsleitung zu beantworten. Hierunter fällt Ihr Begehren, mit Bereichsleitungen und/oder Museumsleitungen allgemein und strategisch ins Gespräch zu kommen, nicht.

Insofern gehe ich davon aus, dass Sie sich an die aus Sicht des Bereichs Recht der HL geltenden Vorgaben halten und davon Abstand nehmen, Mitarbeitende des FB 4 der HL direkt anzufragen.“

Die mit dieser Verfahrensänderung vorgesehene Einschränkung des Informationszuganges wirkt politisch motiviert und diskriminierend. Faktisch wird dadurch die Unterschlagung von Informationen erreicht. Der Informationszugang wird für Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder unangemessen erschwert, da Anfragen dann in der Regel schriftlich an die Fachbereichsleitung gerichtet werden sollen und die schriftliche Beantwortung wiederum viel Zeit benötigt. Statt Auskünfte zu geben, wird von der Fachbereichsleitung auf die Möglichkeit der Akteneinsicht verwiesen. Dies ist aber immer mit zusätzlichen Terminen für die Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder verbunden und bleibt die absolute Ausnahme. Zumal bei der Akteneinsicht schikanöse Formen vorgegeben sind: Während der Akteneinsicht überwacht eine Person, dass keine Handyfotos gemacht werden, Kopien aus den Akten werden nicht zur Verfügung gestellt, Nachfragen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden nicht beantwortet, sondern müssen schriftlich eingereicht werden.

Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Stadtverwaltung stehen allen Bürgerinnen und Bürgern der Stadt zu allgemeinen Auskünften zur Verfügung. Als Einwohner und freiberuflich Tätiger, bin ich auf den Austausch mit der Verwaltung, so wie alle anderen Einwohnerinnen und Einwohner auch, angewiesen. Die Weisung an die Mitarbeitenden des FB 4 stellt damit eine nicht nachvollziehbare Schlechterstellung der Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder dar. Hinzu kommt, dass ein pauschales Auskunftsverbot gegenüber Bürgerschafts- und Ausschussmitgliedern potenziellem Machtmissbrauch der Verwaltungsspitze Vorschub leisten könnte.