Vorlage - VO/2023/12275  

Betreff: Grundsatzentscheidung zur Einführung der Elektronischen Akte (E-Akte) und der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie zum Aufbau einer zentralen Scan-Stelle in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck
Status:öffentlich  
Dezernent/in:Bürgermeister Jan Lindenau
Federführend:1.103 - Digitalisierung, Organisation und Strategie Bearbeiter/-in: Mutz, Thomas
Beratungsfolge:
Senat zur Senatsberatung
Hauptausschuss zur Entscheidung
29.08.2023 
1. Sitzung des Hauptausschusses (Wahlperiode 2023-2028) unverändert beschlossen   
Bürgerschaft der Hansestadt Lübeck zur Entscheidung
31.08.2023 
2. Sitzung der Bürgerschaft der Hansestadt Lübeck (Wahlperiode 2023 - 2028) unverändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlage/n
Anlagen:
Anlage 1_Finanzielle Auswirkungen
Anlage 2_Begründung_Vorlage

Beschlussvorschlag

1. Der Bürgermeister wird beauftragt, die elektronische Akte (E-Akte) in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck einzuführen. (Entscheidungszuständigkeit der Bürgerschaft)

2. Mit der Dataport AöR werden Dienstleistungsverträge zur Unterstützung der E-Akte-Einführung geschlossen. (Entscheidungszuständigkeit des Hauptausschusses - unter Vorbehalt der Zustimmung der Bürgerschaft zu Beschlussvorschlag Nr. 1)

3. Als E-Akte-System wird über Dataport die Software VIS-Suite des Herstellers PDV GmbH beschafft. (Entscheidungszuständigkeit des Hauptausschusses - unter Vorbehalt der Zustimmung der Bürgerschaft zu Beschlussvorschlag Nr. 1)

4. Als Scan-Lösung wird über Dataport die Software Kofax der Firma Kofax beschafft. (Entscheidungszuständigkeit des Hauptausschusses - unter Vorbehalt der Zustimmung der rgerschaft zu Beschlussvorschlag Nr. 1)

5. r das ersetzende Scannen von Bestandsakten der Bereiche und für die Anbindung von Fachverfahren an das E-Akte System wird für die Dauer des Projektes ein zentrales Budget im Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie (kurz: DOS, 1.103) bereitgestellt. (Entscheidungszuständigkeit der Bürgerschaft)

6. Die Bürgerschaft nimmt davon Kenntnis, dass für die Dauer des Projektes mindestens folgende Aufwendungen entstehen werden (siehe auch Anlage „finanzielle Auswirkungen“ sowie Kapitel „Übersicht über die Haushaltsmittel“). Der Bürgermeister wird beauftragt, die in den einzelnen Haushaltsjahren notwendigen Mittel zu ordnen. (Entscheidungszuständigkeit der Bürgerschaft)

 

a) konsumtiv

 

Personalaufwendungen (zuzüglich künftige Personalkostensteigerungen) für die Projektorganisation/Aktenmanagement:

2023:

1.103 (DOS)

(aus den vorhandenen Personalkapazitäten DOS)

100.000 €

 

1.102 (Logistik, Statistik und Wahlen)

12.000 €

 

ab 2024:

1.103 (DOS)

(aus den vorhandenen Personalkapazitäten DOS)

321.300 p.a.   

 

1.102 (Logistik, Statistik und Wahlen)

36.800 € p.a.

 

4.415 Archiv

(neu zu schaffende Stellen gemäß Begründung)

 

263.600 € p.a.

 

Wesentliche Sachaufwendungen:

Beauftragung von Dataport zur beratenden Unterstützung (gemäß Beschlussvorschlag 2):

2023:

490.000 €

ab 2024:

910.000 € netto (ohne USt.)

ab 2025:

1.082.900 € p.a. (gem. Neufassung UStG, § 2b, Umsatzsteuerpflicht für AöR)

 

r das ersetzende Scannen von Bestandsakten und die Anbindung von Fachverfahren werden für 2024 Sachaufwendungen in Höhe von 200 TEUR veranschlagt (entsprechend Beschlussvorschlag 5). Für die Folgejahre werden die benötigten Mittel bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus entstehen Aufwendungen für Wartung und Pflege sowie den technischen Support für die Programme VIS und Kofax als auch Sachaufwendungen für die Arbeitsplatzausstattung der neuen Stellen im Bereich 4.415-Archiv (siehe auch Kapitel „Übersicht über die Haushaltsmittel“).

 

b) investiv

2023:

VIS-Behördenlizenz 

circa 370.000 €

 

Kofax Lizenzen

circa 95.000 €

 

7. Dem Hauptausschuss wird im Rahmen der vorgesehenen Berichterstattung zur Umsetzung der Digitalen Strategie (VO/2020/08509-03; Maßnahme 2.21) auch zum Projektstatus „E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung“ berichtet. Darüber hinaus wird der Bürgerschaft ein jährlicher Bericht zum Stand der E-Akte Umsetzung vorgelegt.

 

 


Verfahren

 

Bereiche/Projektgruppen

Ergebnis

Fachbereiche 1-5

Zustimmung

1.000.1- Stabsstelle Datenschutz

Zustimmung

1.101- Bürgermeisterkanzlei

Zustimmung

1.102- Logistik, Statistik und Wahlen

Zustimmung

1.105- Informationstechnik

Zustimmung

1.201- Haushalt und Steuerung

Zustimmung

1.300- Recht

Keine rechtlichen Bedenken

4.415- Archiv

Zustimmung

 

 

 

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen

 

Ja

gem. § 47 f GO ist erfolgt:

x

Nein- Begründung:

 

Die Belange von Kindern und Jugendliche sind von der Vorlage nicht betroffen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Maßnahme ist:

x

neu

 

x

freiwillig

 

 

vorgeschrieben durch: 

 

 

 

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

x

Ja (Anlage 1)

 

 

Nein

 

Auswirkung auf den Klimaschutz:

x

Nein

 

 

Ja Begründung:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Begründung

Siehe Anlage 2
 


Anlagen

Finanzielle Auswirkungen

Vorlagen-Begründung


 

Anlagen:  
  Nr. Status Name    
Anlage 1 1 öffentlich Anlage 1_Finanzielle Auswirkungen (75 KB)    
Anlage 2 2 öffentlich Anlage 2_Begründung_Vorlage (1220 KB)