Vorlage - VO/2022/10822  

Nach Aussage der Datenschutzbeauftragten von Schleswig-Holstein, Marit Hansen, müssen Datenträger mit sensiblen Daten wie Festplatten vor der Verwertung ausgemusterter PCs aus dem Rechner entfernt und anschließend vernichtet werden.

Folgende Fragen stellen sich für den Fall, dass PCs ausgemustert werden:

1. Wer ist verantwortlich, dass die Festplatten aus dem zu verwertenden PC ausgebaut werden (städtische Mitarbeiter oder Verwerter?)

a)      Wenn Verwerter: wie ist dies vertraglich gesichert?

  - Wie wird das seitens der Stadt kontrolliert?

- Warum wird diese datenschutzrechtlich sensible Aufgabe überhaupt einem Verwerter gegeben und nicht selbst von der IT der Stadt durchgeführt?
 

b)      Wenn städtischer Mitarbeiter: Ist vereinbart, dass der Verwerter jeden PC noch einmal überprüfen muss, ob keine Festplatten mehr vorhanden sind?
 

c)      Was bedeutet der gelbe Punkt, der sich angeblich auf ausgemusterten PCs befindet?

Zum Datenschutz im Allgemeinen:

1. Stimmt es, dass die Stadt alle Emails auf einem zentralen Server speichert?
    
2. Legt der Email-Client Microsoft Outlook trotzdem für alle Nutzer:innen versteckte OST-Dateien an?

-          Wenn ja, finden sich in den OST-Dateien sogar gelöschte Nachrichten wieder?
 

3. Weshalb wurde MS-Outlook nicht so konfiguriert, dass keine lokalen Zwischenspeicher entstehen?
    
4. Werden Daten auf der Festplatte verschlüsselt hinterlegt?
    
5. Werden Nutzerdaten und Konten von Nutzer:innen, die das Amt verlassen, sofort nach Beendigung der Tätigkeit gelöscht?

Wegen der gravierenden Auswirkungen und des dringenden Handlungsbedarfes wird um eine mündliche Auskunft in der nächsten Hauptausschusssitzung gebeten.

Erfolgt mündlich.