Der Bereich Haushalt und Steuerung und der Bereich Buchhaltung & Finanzen erheben für die Entsorgungsbetriebe Lübeck die Straßenreinigungs- und Winterdienstgebühr. Mit Urteil des Verwaltungsgerichts Schleswig vom 06.02.2019 (4A66/16) wurde entschieden, dass seitens der Kommunen Gebühren erst nach Entstehung der kommunalen Leistung erhoben werden dürfen. Bislang war es gängige und gerichtlich anerkannte Praxis, während der wiederkehrenden kommunalen Leistung die entstehende Gebühr quartalweise in der Mitte des Leistungszeitraums zu erheben. So wurden die Straßenreinigungsgebühren jeweils am 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11. jeden Jahres eingezogen. Um gemäß obigem Urteil weiterhin rechtmäßig die die Straßenreinigungs- und Winterdienstgebühr zu erheben, wurde die zu Grunde liegende städtische Satzung angepasst. Parallel wurde mit dem Hersteller des Fachverfahrens Kontakt aufgenommen, um eine Veränderung der Fälligkeit auch überjährig softwareseitig umzusetzen. Diese Funktion war bislang nicht in der Software vorgesehen. Bis zu einer Softwareänderung wurde zunächst die Bescheiderstellung ausgesetzt, um nicht rd. 24.000 Fälle manuell bearbeiten zu müssen. Nach Auskunft des Softwareherstellers war für die künftig flexible überjährige Änderung der Fälligkeiten mit Übernahme in die Bescheide eine tiefgreifende Änderung in der Programmierung erforderlich. Das entsprechende Angebot zur Umprogrammierung belief sich auf netto 177.100,00 EUR und war bis zum 14.7.2021 anzunehmen um zu gewährleisten, dass die Änderung mit dem nächstmöglichen Softwareupdate im November 2021 ausgeliefert werden kann. Dieser Auftrag wurde vorsorglich vom Bereich Haushalt und Steuerung erteilt.
Aufgrund des hohen finanziellen Aufwands wurde zwischen den Bereichen Haushalt und Steuerung, Bereich Buchhaltung & Finanzen und den Entsorgungsbetrieben Lübeck überlegt, ob eine Verlagerung der Aufgabe zu den Entsorgungsbetrieben Lübeck günstiger sein kann. Eine Anfrage beim Hersteller der dortigen Software, mit der die Niederschlagswassergebühr erhoben wird, führte zu einem nahezu identischen finanziellen Aufwand. Mögliche Synergien bei den Entsorgungsbetrieben Lübeck würden im Fall einer Verlagerung erhebliche organisatorische Änderungen und Prozessanpassungen erforderlich machen. Diese wären nicht kurzfristig umsetzbar, so dass zunächst entschieden wurde, die schnellstmögliche praktische Umsetzung der veränderten Rechtslage in Form der Softwareanpassung beim Bereich Haushalt und Steuerung zu wählen. Ergänzend haben die Bereiche Haushalt und Steuerung sowie Buchhaltung & Finanzen ein Verfahren entwickelt, um auch in der Zwischenzeit für einen nächsten Fälligkeitstermin der Straßenreinigungs- und Winterdienstgebühr einen Gebühreneinzug zu ermöglichen, um bei den Gebührenschuldnern für einen kontinuierlichen Zahlungsverlauf zumeist im Lastschrifteinzugsverfahren zu sorgen. Dafür wurde das beigefügte Informationsblatt entworfen und den Bescheiden bei deren Versendung Ende September 2021 beigefügt. Die Kosten für die Softwareumstellung fließen in die Gesamtkosten der städtischen Leistungen ein und werden in Form der Abschreibungen in den nächsten drei Jahren anteilig gegenfinanziert.
Nach einer ersten kurzen Information im Werkausschuss der Entsorgungsbetriebe soll mit diesem Bericht das Verfahren und der weitere Werdegang beschrieben werden. Ziel ist, das im November erwartete Softwareupdate sogleich zu testen und in die Produktion zu übernehmen, um den Aufwand in der Buchhaltung zum Jahresabschluss zu minimieren. Für das Jahr 2022 soll dann zu allen Fälligkeitsterminen der Gebühreneinzug wieder softwareunterstützt unproblematisch verlaufen können.
Mittelfristig können die im Jahr 2018 begonnenen und in 2019 unterbrochenen Gespräche über eine Bündelung der Zuständigkeiten für Gebührenveranlagungen wiederaufgenommen werden.
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