Im Fachbereich 4 - Kultur und Bildung nehmen 4.491- Archäologie und Denkmalpflege die Geschäftsführung der Stiftung LA und 4.513 - Jugendarbeit die Geschäftsführung der Stiftung HdJ wahr. Dies beinhaltet an fachspezifischen Aufgaben unter Beachtung denkmalpflegerischer bzw. jugendpolitischer Aspekte das Vorschlagswesen für potentielle Förderungsempfänger:innen, die Kommunikation mit denselben, das Prüfen der Verwendungsnachweise. Dazu gehört auch die Vermögensverwaltung, Aufstellung und Bewirtschaftung des doppischen Haushalts sowie das Erstellen der Jahresabschlüsse.
Im Rahmen des Bürgermeisterauftrages zur Optimierung der Stiftungsverwaltungen wurden verschiedene Möglichkeiten unter Beteiligung des Bereichs Recht geprüft. Für eine Zusammenlegung bzw. Zulegung mit anderen Stiftungen sind die rechtlichen Voraussetzungen nicht erfüllt. Eine Zusammenarbeit bzw. Kooperation mit externen Stiftungen vor Ort ist aus gleichem Grund auszuschließen. Ebenso gibt es derzeit keine rechtlich durchtragende Begründung für eine Änderung des Stiftungszweckes (Umwandlung) bzw. eine Auflösung einer der Stiftungen. Eine Verwaltung durch Dritte kommt nicht in Betracht, weil das Organ einer kommunalen Stiftung – in Lübeck der Bürgermeister - zugleich Organ der „zugehörigen“ Kommune ist. Daneben sieht keine der beiden Satzungen eine Aufwandsentschädigung für die Erledigung von Geschäftsführungsaufgaben vor, durch die ggf. Dritte für ihre Tätigkeiten entschädigt werden könnten.
Letztlich hat sich die Konzentration der internen, städtischen Stiftungsverwaltungen als Lösung herauskristallisiert. Aufgrund der umfassenden Kompetenz von 2.280.5- Liegenschaften / Stiftungsverwaltung insbesondere bezüglich Vermögensverwaltung und Finanzen wurde die Zuordnung in dem Bereich favorisiert.
Ab dem 01.09.2020 gehen daher die Aufgaben der Verwaltung von Vermögen und Finanzen der genannten Stiftungen sowie die Organisation und Durchführung der Stiftungsratssitzungen LA einschließlich Protokollführung auf den Bereich 2.280.5 - Wirtschaft und Liegenschaften/ Stiftungsverwaltung im Fachbereich 2 - Wirtschaft und Soziales über. Dieser betreut bereits hauptamtlich sechs weitere Stiftungen. Die Aufgabenanteile, für die das spezielle Fachwissen der abgebenden Bereiche benötigt wird (s.o.), verbleiben weiterhin bei diesen. Für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse sorgen miteinander vereinbarte Schnittstellenbeschreibungen.
Mit der vorgenommenen Neuorganisation werden die nachstehenden Ziele erreicht:
Einheitlicher Auftritt der städtischen Stiftungen nach außen
Einheitlicher Ansprechpartner für Verwaltung und Dritte in Sachen Finanzen und Vermögen
Einheitliche Ausgestaltung von Haushaltsplanung und Jahresabschlüssen
Ein Verhandlungspartner für Vermögensgeschäfte aller städtischen Stiftungen
Vereinheitlichung und Optimierung von Prozessen
Die erforderlichen Vorarbeiten für einen ordnungsgemäßen Aufgabenübergang wie beispielsweise Statusbeschreibungen, das Erstellen der bisherigen Jahresabschlüsse, das Anfertigen mehrerer Prozessbeschreibungen für Schnittstellen, die Änderung der Stiftungssatzung "Lübecker Altstadt" und das Einholen der entsprechenden Genehmigung wurden in einer Arbeitsgruppe strukturiert abgehandelt und in den betroffenen Bereichen umgesetzt. Die Zustimmung des GPR zum Aufgabenübergang liegt vor, ebenso ganz aktuell auch die Genehmigung der Stiftungsaufsicht zur Satzungsänderung "Lübecker Altstadt" (VO/2020/08865).
