Folgende Fragen wurden gestellt:
- Waren bzw. sind die Stadt Lübeck und die städtischen Gesellschaften, bei denen die Stadt mit mehr als 50 % beteiligt ist, im Jahr 2013 und 2014 bei der Begleichung von Rechnungen an Externe im Zahlungsverzug? Wenn ja, welche Organisationseinheit ist mit wie vielen Tagen in Zahlungsverzug bzw. hat nach wie vielen Tagen nach dem ursprünglichen Zahlungstermin die Zahlung beglichen?
- Welcher Betrag musste beziehungsweise muss jeweils beglichen werden? In welcher Höhe kam es ggf. zu Abschlagszahlungen?
- Was war bzw. ist der Grund für Zahlungsverzögerungen?
- Mit welchem Gesamtbetrag stehen die Stadt Lübeck und die städtischen Gesellschaften im Moment in Zahlungsverzug?
Vorbemerkungen:
Wegen vordringlicher anderer Aufgaben, insbesondere dem mit höchster Priorität zu erstellenden Jahresabschluss 2011, und wegen der Notwendigkeit der Einschaltung der Bereiche der Kernverwaltung und der Gesellschaften konnte die Anfrage nicht frühzeitiger beantwortet werden.
Nach den in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck geltenden Regelungen der Dienstanweisung über Form, Inhalt und Erteilung von Kassenanordnungen in Verbindung mit der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung sind Rechnungen unverzüglich, jedoch unter Ausnutzung der Zahlungsfristen, zu zahlen.
Zuständig und verantwortlich für die rechtzeitige Rechnungserfassung sind die Fachbereiche/Bereiche, die die in Rechnung gestellte Lieferung oder Leistung in Auftrag gegeben haben. Diese bestätigen auch die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung und ordnen die Beträge zur Zahlung an. Die Kassenanordnungen sind so rechtzeitig an den Bereich Buchhaltung & Finanzen zu geben, dass die Zahlungsfristen eingehalten werden können.
Mahnungen und/oder Zahlungsaufforderungen gehen regelmäßig ebenfalls beim sachlich zuständigen Fachbereich/Bereich ein.
Dies vorausgeschickt werden die gestellten Fragen wie folgt beantwortet:
zu 1.
Wie in den Vorbemerkungen dargestellt erfolgt in der Kernverwaltung eine dezentrale Rechnungsbearbeitung und Erfassung der Kassenanordnung. Die Kassenanordnung wird anschließend zentral im Bereich Buchhaltung & Finanzen hinsichtlich des Zahlungsempfängers, der Bankverbindung, der Kontierung sowie weiterer buchhalterischer und steuerlicher Aspekte geprüft. Nach positiver Prüfung wird der Rechnungsbetrag zahlbar gemacht. Die zentrale Prüfung und Zahlbarmachung der Rechnungen erfolgt innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen. Dadurch werden Rechnungen entsprechend der Zahlungsbedingungen rechtzeitig bezahlt.
Einige Bereiche der Kernverwaltung haben angegeben, dass es in den Jahren 2013 und 2014 zu Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung gekommen ist. Dies betrifft im Wesentlichen Bereiche mit einem hohen Anteil an Projektgeschäften, wie die Entsorgungsbetriebe Lübeck und das Gebäudemanagement Hansestadt Lübeck. Insgesamt werden eingehende Rechnungen aber in allen Bereichen mit hoher Priorität bearbeitet.
Vereinzelte oder zeitweilige verspätete Zahlungen oder Zahlungsverzüge aufgrund von Personalengpässen, zu korrigierenden Erfassungsfehlern oder anderen Gründen wie z.B. verlängerten Postlaufzeiten können jedoch in keinem Bereich vollständig ausgeschlossen werden. Von einer Überprüfung im Einzelfall wurde aufgrund der Vielzahl der täglich eingehenden Rechnungen und dem damit verbundenen, unverhältnismäßig hohen Ressourceneinsatz abgesehen.
In den städtischen Gesellschaften gibt es dem Grunde nach keinen Zahlungsverzug. Ausgeschlossen werden kann aber von keiner Gesellschaft, dass im Einzelfall doch einmal ein Verzug in der Zahlbarmachung einer Rechnung eingetreten ist. Da eine Überprüfung im Einzelfall sehr zeit- und finanzaufwändig wäre, wurde davon abgesehen, danach zu suchen.
zu 2.
Entsprechend der Ausführung zu 1. wurde in der Kernverwaltung und in den städtischen Gesellschaften auf die Ermittlung von Beträgen und erfolgten Abschlagszahlungen abgesehen. Die Leistung von Abschlagszahlungen ist insbesondere in der Kernverwaltung zudem eher atypisch und daher ein Ausnahmefall.
zu 3.
Die Ermittlung und Analyse aller Fälle, in denen eine verspätete Zahlung bzw. ein Zahlungsverzug eingetreten ist, ist sowohl in der gesamten Kernverwaltung als auch in Eigenbetrieben und Beteiligungsgesellschaften mit unverhältnismäßig hohem Aufwand in den Buchhaltungen und Rechnungsstellen verbunden. Von einer Einzelfallprüfung ist daher abgesehen worden.
In den städtischen Gesellschaften tritt Zahlungsverzug nicht oder nur in Ausnahmefällen ein.
In der Kernverwaltung erfolgt die Rechnungsbearbeitung mit hoher Priorität, in Rechnung gestellte Beträge werden grundsätzlich rechtzeitig bearbeitet und angewiesen. Dennoch können verspätete Zahlungen und Zahlungsverzüge vereinzelt oder zeitweise auftreten. Dafür sind im Wesentlichen folgende Gründe festzustellen, von denen nicht alle auch durch die Hansestadt Lübeck als Schuldner zu vertreten sind:
- Hoher Prüfaufwand bei umfangreichen Rechnungen: Dies tritt wesentlich in Projektgeschäften, insbesondere bei Bauvorhaben oder anderen investiven Projekten auf, bei denen häufig vielseitige Rechnungen auf sachliche, rechnerische und technische Richtigkeit zu untersuchen sind. Dies fällt häufig mit verhältnismäßig kurzen Zahlbedingungen in öffentlichen Vergabeverfahren zusammen.
- Noch offene Leistungen bei Rechnungsstellung treten wesentlich in Projektgeschäften, insbesondere bei Bauvorhaben oder anderen investiven Projekten auf.
- Fehlerhafte oder unklare Rechnungen oder Rechnungsinhalte können in allen Bereichen auftreten und führen dazu, dass Zahlungsziele überschritten werden.
- Personalengpässe können insbesondere bei anfallenden Arbeitsspitzen zu zeitweiligen Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung führen.
- Erfassungsfehler führen dazu, dass erfasste Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung abgelehnt und durch die erfassenden Bereiche korrigiert werden müssen. Der dadurch entstehende Zeitaufwand kann zu verspäteten Zahlungen führen.
- Durch sonstige Gründe wie beispielsweise Verzögerungen im Postlauf, Irrläufer, etc. kann es ebenfalls zu Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung kommen.
Zudem sind die dezentralen Strukturen und die gestiegenen Anforderungen an die Rechnungserfassung durch die Einführung der Doppik als wesentliche Rahmenbedingungen bei der Rechnungsbearbeitung und Zahlbarmachung festzuhalten.
zu 4.
Aus der Kernverwaltung und den städtischen Gesellschaften liegen derzeit keine Hinweise auf außergewöhnliche Zahlungsverzugsvorgänge vor. Aufgrund der Vielzahl der täglich eingehenden Rechnungen können jedoch auch aktuelle Zahlungsverzüge nicht vollständig ausgeschlossen werden.
