Mit dem Beschluss vom 27.02.2024 (VO/2024/12920 Freigabe zur Teilnahme an letzter Ausschreibung zum Programm „Interreg Baltic Sea Region 2021-2027) wurde das Einreichen eines Antrags für das Interreg Programm Baltic Sea Region 2021 – 2027 bewilligt. Der Antrag wurde fristgerecht eingereicht und im November 2024 bewilligt. Der Fördervertrag wurde am 18.03.2025 durch Herrn Bürgermeister Lindenau unterschrieben. Die Hansestadt Lübeck ist federführende Partnerin eines Konsortiums aus insgesamt elf Organisationen und Kommunen aus dem gesamten Ostseeraum (DE, DK, PL, LT, LV, EE). Ziel des Projekts ist die gemeinsame Entwicklung und Umsetzung struktureller sowie nicht- bis geringinvestiver technischer Maßnahmen zur Energieeinsparung in öffentlichen Gebäuden unter besonderer Beteiligung aller Nutzenden der Gebäude (z. B. Schüler:innen, Lehrpersonen, Verwaltungsmitarbeitende, Hausmeister:innen, u. A.). Das Projekt läuft über 36 Monate (Start 01.03.2025) und ist in die drei Phasen „Vorbereitung“, „Pilotierung“ und „Transfer“ aufgeteilt.
Begründung der Notwendigkeit und Dringlichkeit
In der Rolle als Lead-Partner kommt der Hansestadt Lübeck eine besondere Rolle zu. Neben der inhaltlichen Federführung und Umsetzung eigener Maßnahmen ist die Hansestadt Lübeck für das Reporting, die Öffentlichkeitsarbeit und die Verwaltung des Projektbudgets verantwortlich. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, ist die Unterstützung durch ein externes Projekt-, Finanz- und Kommunikationsmanagement notwendig. Entsprechende Gelder in Höhe von max. 179.166,67 EUR über die Laufzeit des Projekts wurden hierfür im Projektantrag veranschlagt und in dieser Höhe bewilligt.
Das Förderprojekt startet rückwirkend zum 01.03.2025 und endet am 29.02.2028 (Berichtsfrist 01.06.2028). Eine Verschiebung dieses Zeitraums ist nicht möglich. Um dem mit dem Förderantrag eingereichten Zeit- und Budgetplan zu entsprechen, ist eine unverzügliche Aufnahme der Projekttätigkeiten notwendig. Eine Verzögerung könnte Mittelkürzungen oder im schlimmsten Fall eine nachträgliche Aberkennung der Fördermittel zur Folge haben. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist die Unterstützung durch das externe Projektmanagement von Beginn an zwingend erforderlich.
Ausschreibung und Auswahl Bietende
Die Beratungsleistung ist gemäß Unterschwellenvergabeordnung UVgO §11 (Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb) zu vergeben.
Im Rahmen einer Marktsondierung im Januar 2025 zu geeigneten Bietenden wurden neun Unternehmen kontaktiert. Die Anfrage enthielt grundsätzliche Informationen zu dem zu begleitenden Projekt. Außerdem wurden von den Unternehmen grundsätzlich erbringbare Leistungen, Ausführungsbedingungen sowie Eckpunkte für eine Preiskalkulation und eine grundsätzliche Interessensbekundung abgefragt. Von vier Unternehmen gingen Antworten ein, von denen drei Unternehmen Interesse an einer Angebotsunterbreitung und der Umsetzung der Maßnahme zeigten.
Das GMHL erstellte anschließend, unterstützt durch die Abteilung Vergabewesen der Hansestadt Lübeck, die Ausschreibungsunterlagen für die Dienstleistung und konnte dabei auf vergleichbare Ausschreibungen anderer Kommunen zurückgreifen.
Vergabeverfahren
Über die Abteilung Vergabewesen der Hansestadt Lübeck wurde am 21.01.2025 die Angebotsabfrage mit einer Frist zur Angebotseinreichung bis zum 12.02.2025 an alle drei bietenden Unternehmen gerichtet, die in der Marktuntersuchung Interesse an der Durchführung gezeigt haben. Während das Verfahren lief, wurde von Seiten des GMHL mit keinem der Unternehmen direkt kommuniziert. Jeglicher Austausch lief anonymisiert. Das Verfahren war mit einem Vermerk versehen, dass die Beauftragung unter Vorbehalt des zu dem Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht unterschriebenen Fördervertrags geschieht.
Zum Ende der Angebotsfrist am 12.02.2025 um 9:00 Uhr lagen folgende Angebote in Schriftform vor:
Bietende, Standort | Angebotssumme
rechn. geprüft brutto |
core-consult GmbH & Co. KG, Dresden | 154.700,00 EUR |
aconium GmbH, Berlin | 167.575,80 EUR |
gsub – Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung mbH,
Berlin | 171.360,00 EUR |
Die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots erfolgte auf Basis folgender Zuschlagskriterien:
- Preis 30%
- Fachlicher Wert und Qualifikationen 40%
- Erfahrungen und Referenzen 30%
Die Auswertung der Zuschlagskriterien ergab folgendes Ergebnis:
Nr. | Bietende | Ort | fachtechnisch, sachlich geprüfte Angebote |
1. | aconium GmbH | Berlin | 97.695 Punkte |
2. | core-cunsult GmbH &Co. KG | Dresden | 86.678 Punkte |
3. | gsub mbH | Berlin | 50.393 Punkte |
Insbesondere in Bezug auf die Zuschlagskriterien 2 und 3 zeigte die aconium GmbH die besten Ergebnisse. Sie wies ein Referenzprojekt auf, das sich mit dem Thema Jugendbeteiligung in Bezug auf Energieeffizienzmaßnahmen im öffentlichen Sektor beschäftigte. Alle anderen Bietenden konnten lediglich Referenzen aufweisen, die entweder mit Beteiligung oder Energie oder dem öffentlichen Sektor zu tun hatten. In Bezug auf den fachlichen Wert waren aconium und core-consult gleich auf, jedoch wies aconium die deutlich besseren Qualifikationen insbesondere in Bezug auf Methodenkompetenz (Erfahrung mit Hackathons und anderen Formaten) und Sprachkenntnisse auf. Vier der sechs gesprochenen Sprachen der Projektpartner (Deutsch, Englisch, Polnisch, Litauisch) werden durch das Personal von aconium abgedeckt, was die projektinterne Kommunikation für schwierige Themen sehr vereinfacht.
Insgesamt hat die Firma aconium GmbH (Berlin), unter Berücksichtigung aller technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkte, ein annehmbares Angebot abgegeben. Die Auftragshöhe beträgt:
netto (ohne MwSt) 140.820,00 EUR
brutto (einschl. 19 % MwSt) 167.575,80 EUR
Der Abstand zum zweitplatzierten Unternehmen beträgt 11,82 %, das Angebot kann somit als auskömmlich betrachtet werden. Die Kostenermittlung hat Kosten in Höhe von 144.000,00 EUR netto (171.360,00 EUR brutto) ergeben.
Finanzierung
Das Projekt Flip-EC und die darin enthaltenen entsprechenden Mittel für ein externes Projektmanagement wird über das EU-Förderprogramm „Interreg Baltic Sea Region 2021 – 2027“ sowie aus Eigenmitteln des GMHL finanziert. Die Förderquote beträgt 80 %. Für die Vergabe eines externen Projektmanagements wurden Gelder i. H. v. 179.166,67 EUR für den Erbringungszeitraum 01.03.2025 – 01.06.2028 beantragt und bewilligt.
Entsprechend der realen Kosten laut Angebot ergibt sich eine Kostenverteilung von:
Anteil Fördermittel: 134.060,64 EUR (80 %)
Eigenanteil HL: 33.515,16 EUR (20 %)
Gesamtausgaben: 167.575,80 EUR
Der Eigenanteil der Hansestadt Lübeck beträgt 33.515,16 EUR für den Projektzeitraum (01.03.2025 – 01.06.2028). Der geschätzte Eigenanteil für das Jahr 2025 ist bereits im laufenden Haushalt eingestellt. Die Aufwendungen für 2026 werden ebenfalls in der Haushaltsplanung berücksichtigt.
Vergabevorschlag:
Auf Basis der Auswertung der abgegebenen Angebote in Bezug auf die Zuschlagskriterien durch das Energiemanagement des GMHL wird vorgeschlagen, der
aconium GmbH (Berlin)
den Auftrag für das externe Projekt-, Finanz- und Kommunikationsmanagement für das Interreg-Projekt Flip-EC für den gesamten Erbringungszeitraum (Endet spätestens zum 01.06.2028) zu vergeben.
