Vorlage - VO/2023/12068  

Der Bürgermeister wird aufgefordert, Mitgliedern der Lübecker Bürgerschaft bei der Einsichtnahme in Akten der Verwaltung das Anfertigen von Handyfotos und die Aushändigung von Fotokopien zu gestatten.

Zudem wird der Bürgermeister aufgefordert, eine durchgehende Paginierung in der Aktenführung der Lübecker Verwaltung sicherzustellen.
 

Aktuell untersagt der Bürgermeister den Mitgliedern der Lübecker Bürgerschaft bei Akteneinsicht das Anfertigen von Handyfotos und die Aushändigung von Fotokopien. Lediglich das Erstellen von handschriftlichen Abschriften ist gestattet. 

Dies stellt für die Mitglieder der Bürgerschaft eine substantielle Erschwernis ihrer Arbeit als Organ der kommunalen Selbstverwaltung dar. Gerade bei der Einarbeitung in und Überprüfung von komplexen und langlaufenden Sachverhalten (z.B. HGH 19 Aktenbände á 300 Seiten) ist es immer wieder erforderlich, Informationen und Akten mehrfach zu lesen, gezielt Fakten nachzuschlagen oder genaue Formulierungen vorliegen zu haben. All dies ist durch das Erstellen von eigenen handschriftlichen Abschriften während der Akteneinsicht in den Räumen der Verwaltung weder hinreichend effizient noch in ausreichendem Maße darstellbar.

Für eine transparente, moderne Verwaltung ist es im Gegensatz geradezu geboten, den sie kontrollierenden Mitgliedern der kommunalen Selbstverwaltung optimale Arbeitsbedingungen zu zu ermöglichen, insbesondere, wenn sie diese Arbeit ehrenamtlich erfüllen und ein besonders effizienter Umgang mit ihrer (Freizeit-)Zeit daher eine Selbstverständlichkeit sein sollte.

Für die Untersagung von Kopien und Fotografien gibt es zudem keine Rechtsgrundlage. 

§ 30 der Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO SH) regelt das Recht auf Akteneinsicht zu Kontrollzwecken. Zum Wesen eines Kontrollrechts gehört seine Effizienz. Es liegt auf der Hand, dass die vom Bürgermeister verfügte Einschränkung - insbesondere bei umfangreichen Akten - eine unvertretbare Behinderung der ehrenamtlich ausgeübten Kontrollfunktion darstellt. Für diesen substantiellen Eingriff in das Kontrollrecht auf Akteneinsicht bedarf es daher einer gesetzlichen Vorschrift, die diesen Eingriff ausdrücklich erlaubt. § 30 GO SH enthält eine solche Erlaubnis nicht. Es gilt somit der Grundsatz: Was nicht ausdrücklich gesetzlich untersagt ist, ist erlaubt.

Relevant ist außerdem, dass im 2012 erlassenen Informationszugangsgesetz (IZG-SH) auch der Versand von Kopien an die Antragsteller*innen möglich ist (§ 5 Abs. 1). Warum Bürgerschaftsmitglieder bei Informationsersuchen an die Lübecker Verwaltung zwar einen weiter gefassten Zugang zu Akten der Verwaltung im Vergleich zum IZG-SH bekommen, aber dennoch im Umgang mit diesen Akten derart schlechter gestellt werden sollten als andere Bürger*innen, ist nicht nachvollziehbar.

Eine Paginierung stellt eine selbstverständliche Anforderung an eine gute Aktenführung dar. Sie gewährleistet die leicht überprüfbare Vollständigkeit der Akten und ermöglicht die einfache Navigation und Kommunikation über deren Inhalte.