Der Lübecker Public Corporate Governance Kodexes (PCGK) sieht vor, dass die Hansestadt Lübeck sich Musterregelungen gibt, auf deren Grundlage die Gesellschaftsverträge, Aufsichtsrats-Geschäftsordnungen und Geschäftsanweisungen in ihren Gesellschaften weitgehend einheitlich gestaltet werden. Wo die Hansestadt Lübeck dies nicht allein durchsetzen kann, setzt sie sich für die Anwendung der Muster ein.
Bei Vertragsverhandlungen mit aktuellen und potentiellen Geschäftsführer:innen dient das Musterdokument für einen Dienstvertrag als Verhandlungsgrundlage für die Hansestadt Lübeck. Es handelt sich jedoch nicht um Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Nach dem PCGK beschließt der Hauptausschuss über die Musterregelungen. Die letzte Version wurde am 14.07.2015 beschlossen.
Diese Vorlage sieht die Anpassung der bestehenden Muster an die Änderungen des PCGK vor. Weitere Anpassung ergeben sich aus dem Kommunalwirtschaftsrecht und dem Leitfaden für gendersensible Sprache bei der Hansestadt Lübeck. Die Struktur der Dokumente bleibt weitgehend unverändert gegenüber der Vorgängerfassung.
Es werden folgende Muster vorgelegt:
a) Gesellschaftsvertrag (vgl. Abschnitt B.2.1 PCGK)
Der Gesellschaftsvertrag regelt die Zuständigkeiten, Aufgaben und die innere Ordnung der Organe des Unternehmens (Gesellschafterversammlung, Aufsichtsrat, Geschäftsführung).
Die Möglichkeit, Sitzungen des Aufsichtsrats und der Gesellschafterversammlung online oder hybrid (online/Präsenz) durchzuführen, wird ausdrücklich vorgesehen (§ 10 Abs. 6, § 13 Abs. 2). Die Mehrheit der Mitglieder kann der Durchführung als Online- oder Hybridsitzung widersprechen. Die Präsenzsitzung behält den Vorrang.
Die Regelungen zum Umgang mit Interessenskonflikten werden vereinheitlicht, indem neben dem Aufsichtsrat auch die Geschäftsführung im entsprechenden § 12 erwähnt wird.
Die Absätze § 13 Abs. 7 und Abs. 8 (Bürgermeister, Beteiligungscontrolling) sind nach der Gemeindeordnung zwingend aufzunehmen. Für die Praxis in Lübeck ergeben sich daraus keine Änderungen.
Es wird ins Muster aufgenommen, dass die Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats offengelegt wird. Auch dabei handelt es sich um eine zwingende Vorgabe der Gemeindeordnung. In der Praxis wendet die Hansestadt Lübeck sie bereits an (s. a. Vergütungsoffenlegung in den jährlichen PCGK-Berichten).
Mit Blick auf die künftig von der Hansestadt Lübeck zu erstellenden jährlichen Gesamtabschlüsse wird das Recht, alle dafür erforderlichen Informationen von der Gesellschaft einzuholen, explizit in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen (§ 16 Abs. 6).
Änderungen am Gesellschaftsvertrag beschließt die Gesellschafterversammlung, bei wesentlichen Änderungen nach Beschlussfassung der Bürgerschaft.
b) Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat (vgl. Abschnitt B.2.3.3 PCGK)
Aufgabe des Aufsichtsrates ist es insbesondere die Geschäftsführung zu überwachen und bei der Leitung des Unternehmens zu beraten.
Bisher enthielt das Musterdokument keine Regelung für den Fall, dass Beschlussanträge erst während einer laufenden Sitzung gestellt werden. Diesbezüglich war zu klären, wie verhindert wird, dass Aufsichtsratsmitglieder ohne angemessene Vorbereitungszeit über Angelegenheiten beschließen müssen, und es war insbesondere zu regeln, wie damit umzugehen ist, wenn einzelne Mitglieder nicht an der Sitzung teilnehmen. Nach entsprechender rechtlicher Prüfung wird dazu ein Verfahren in Abschnitt 4.7 aufgenommen.
Die Regelungen zu Online- oder Hybridsitzungen finden sich in Abschnitt 6.6
Über Änderungen an seiner Geschäftsordnung entscheidet der Aufsichtsrat.
c) Geschäftsanweisung für die Geschäftsführung (vgl. Abschnitt B.2.4.1 PCGK)
Die Geschäftsführung führt die Geschäfte des Unternehmens und vertritt es nach außen. Sie kann aus einem oder mehreren Mitgliedern bestehen.
In Abschnitt 5.3 wird aufgenommen, dass die Geschäftsführung grundsätzlich an Aufsichtsratssitzungen teilnimmt; in Angelegenheiten, die ihre Person betreffen, die Sitzung verlassen soll. Das entspricht der bereits geübten Praxis.
Änderungen an der Geschäftsanweisung beschließt die Gesellschafterversammlung.
d) Dienstvertrag für Geschäftsführer:innen (vgl. Abschnitt B.2.4.3 PCGK)
Mit den Geschäftsführer:innen sollen grundsätzlich unbefristete Dienstverträge mit einjähriger Kündigungsfrist auf der Grundlage des städtischen Muster-Dienstvertrags für Geschäftsführer:innen geschlossen werden. Die Bestellung durch die Gesellschafterversammlung erfolgt in der Regel für fünf Jahre, um so einen festen Rhythmus für die notwendige Überprüfung der Diensterfüllung der:des Geschäftsführer:in zu gewährleisten.
In § 1 Abs. 6 wird neu aufgenommen, dass die:der Geschäftsführer:in auf Wunsch der Gesellschaft ohne zusätzliche Vergütung auch ehrenamtliche Funktionen in Verbänden, Berufsvereinigungen oder ähnlichen Zusammenschlüssen, denen die Gesellschaft angehört, übernehmen soll – wie es verschiedentlich auch bereits praktiziert wird.
Die – verpflichtende – Zustimmung zur Offenlegung der Vergütung (s. o.) findet sich in § 3 Abs. 6.
Regelungen zu nur optionalen Bestandteilen, über die ohnehin nur auf Verlangen der jeweiligen Person individuell verhandelt wird, finden sich im Basisdokument nicht.
Entscheidungen zu Änderungen am Dienstvertrag für Geschäftsführer:innen trifft die Gesellschafterversammlung.
Weiteres Verfahren
Bei allen Neufassungen und Änderungen von Gesellschaftsverträgen, Geschäftsordnungen und Geschäftsanweisungen bilden die bestehenden Muster die Grundlage. Bei Bedarf werden bestehende Dokumente angepasst.
Wie bisher gilt, dass die Besonderheiten der jeweiligen Gesellschaft Berücksichtigung finden. Weicht das Ergebnis wesentlich von dem jeweiligen Musterdokument ab, wird zuständigkeitshalber eine Beschlussfassung der Bürgerschaft bzw. des Hauptausschusses eingeholt.
