„Kleinleistungsverträge“ sind Rahmenvereinbarungen, die einen oder auch mehrere Auftragnehmer für eine bestimmte Zeit verpflichten, definierte Leistungen und Stundenlohnarbeiten auf Abruf (sogenannter Einzelauftrag) zu den im Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen auszuführen.
Der Jahreskleinvertrag wird seit dem Jahr 2005 ausgeschrieben. Er gilt für Reparatur-, Sanierungs- und kleine Neubau- oder Umbaumaßnahmen im Aufgabengebiet des Bereichs Stadtgrün und Verkehr. Erfasst werden dabei alle wesentlichen und turnusmäßig wiederkehrenden landschaftsgärtnerischen Arbeiten sowie Pflegemaßnahmen im städtischen Grün, auf Friedhöfen, an Schulen, Kindertagesstätten, auf Sportplätzen und an sonstigen städtischen Gebäuden.
Dazu gibt es einen umfangreichen Leistungskatalog, der viele Arbeiten als Leistungstext beschreibt und entsprechend bepreist ist. Dieser Leistungskatalog wird somit Vertragsgrundlage. Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens können die Bieter einen pauschalen, prozentualen Nachlass oder Aufschlag auf alle Einheitspreise ohne Mengenangaben in diesem Leistungskatalog anbieten. Der günstigste Bieter erhält den Zuschlag. Der Vorteil eines Jahreskleinvertrags liegt darin, dass bei einer Vielzahl von gärtnerischen Standardarbeiten bzw. unaufschiebbaren Arbeiten im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht zeitnah und ohne Verzögerung, durch Vergleichsangebote und mehrfache Ortstermine, gehandelt werden kann. Dabei sollen die Einzelaufträge eine Auftragssumme von 20.000 € nicht überschreiten.
Der Auftrag soll in vier Losen, entsprechend den vier Meisterbezirken, vergeben werden. Es soll eine beschränkte Ausschreibung mit ortsansässigen Firmen erfolgen, weil zum einen Aufträge i. d. R. kurzfristig - auch an Wochenenden – begründet, z. B. durch die Verkehrssicherungspflicht, abgearbeitet werden müssen und zum anderen um Ortskenntnisse zu nutzen, die den Aufwand vor Ort möglichst klein halten.
Der Jahreskleinvertrag wird vornehmlich zur Unterstützung der städtischen Kolonnen genutzt. Die Inanspruchnahme der Fremdleistung geschieht einerseits zur Abfederung von Arbeitsspitzen als auch zur Wahrnehmung der Pflege an Außenanlagen von öffentlichen Gebäuden.
Durch die stete Zunahme der zu betreuenden Flächen ist es unumgänglich, die auferlegten Arbeiten im Rahmen der geplanten Ausschreibung zu erledigen. Die Betrachtung der vorausgegangenen Jahresverträge hat gezeigt, dass die beauftragten Arbeiten durch die ortsansässigen Firmen i. d. R. ordnungsgemäß erfolgten. Insbesondere hat sich der Einsatz von technischen Spezialgeräten bewährt, die dem Bereich Stadtgrün und Verkehr nicht zur Verfügung stehen.
Die Laufzeit des Jahresvertrags soll im Mai 2021 beginnen und für drei Jahre gelten. Nach § 21 Vergabeordnung (VgV) können die Laufzeiten bis zu 4 Jahre betragen. Der Vorteil einer mehrjährigen Laufzeit liegt darin, dass sich nach einer anfänglichen Einarbeitung im ersten Jahr viele Absprachen zur Abarbeitung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber reduzieren. Zusätzlich können sich die Auftragnehmer mit der Betriebsausrichtung bei drei Jahren auf den Vertrag hin spezialisieren.
Durch die längere Bindung sind günstigere Preise für die Hansestadt Lübeck zu erwarten.
Im April 2020 ist der vorangegangene einjährige Rahmenvertrag ausgelaufen. Die Option zur Verlängerung um ein weiteres Jahr wurde durchgeführt.
Der Leistungskatalog wurde für eine neue Ausschreibung angepasst, weil die bepreisten Leistungspositionen im Jahr 2016 kalkuliert wurden. Sie stehen im starken Missverhältnis zu den derzeit üblichen Marktpreisen.
Die erforderlichen Haushaltsmittel sind beim Produkt 551001 - Öffentlicher Grün- und Landschaftsbau und 553001 Friedhofs- und Bestattungswesen mit den Produktsachkonten
5211004 Unterhaltung der Grünflächen 250.000 €
5211005 Unterhaltung der Außenanlagen an Schulen 100.000 €
5211006 Unterhaltung der Außenanlagen an Sportstätten 20.000 €
5211007 Unterhaltung der Außenanlagen an KiTa 30.000 €
5211008 Unterhaltung der Außenanlagen an Museen 30.000 €
5211009 Unterhaltung der Außenanlagen an sonst. öffentl. Gebäuden 30.000 €
5211013 Unterhaltung der Außenanlagen für Stiftungen 30.000 €
5221000 Unterhaltung sonst. unbeweglichem Vermögen 60.000 €
5221111 Ersatzbeschaffung Festwert Grünflächen 100.000 €
5221112 Ersatzbeschaffung Festwert Spiel- u. Bolzplätze 40.000 €
5221000 Unterhaltung sonst. unbeweglichem Vermögen Friedhöfe 10.000 €
für das Haushaltsjahr 2021 enthalten.
Die Kosten betragen für alle Lose ca. 700.000 € pro Jahr. Die geschätzten Ausgaben pro Jahr stehen hinter den jeweiligen Konten.
