Hinweis zur AUSTAUSCHVORLAGE:
In der Vorlage VO/2020/09088 wurden 1.736.680,05 Euro als Gesamtförderbetrag für Lübeck angegeben. Hiervon entfallen lediglich 1.410.571,15 Euro auf die Hansestadt Lübeck als Schulträger. Die daraus resultierenden Änderungen sind in dieser Austauschvorlage fett markiert. Weiterhin befindet sich im Anhang die entsprechend überarbeitete Anlage „Finanzielle Auswirkungen konsumtiv“.
Ausgangslage
Gemäß der Richtlinie zur Vergabe der Finanzmittel aus der Zusatzvereinbarung zur Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 (Sofortausstattungsprogramm) vom 20.07.2020 und weiteren vorliegenden Informationen wird die Hansestadt Lübeck 948.680,43 Euro für allgemeinbildende Schulen und 461.890,72 Euro für berufsbildende Schulen aus dem Förderprogramm erhalten, die bis zum 31.08.2020 zu beantragen und bis zum 30.10.2020 zu verausgaben sind. Es handelt sich bei den Fördermitteln um eine Vollfinanzierung. Eine Belastung des städtischen Haushalts findet wenn dann nur vorübergehend bis zum Abruf der Fördermittel statt und die haushalterische Ordnung ist durch eine Sollübertragung hergestellt.
Bei den Schulen besteht nicht nur ein großer Bedarf an Endgeräten, was durch eine Abfrage durch den Bereich Schule und Sport bestätigt wurde, die Schulen würden die Endgeräte auch schnellstmöglich im neuen Schuljahr benötigen, um bei coronabedingten Schuleinschränkungen auch digitalen Unterricht für Schüler:innen anbieten zu können, die über keine Endgeräte für die Teilnahme am Homeschooling verfügen. Der Schul- und Sportausschuss wurde zuletzt am 18.06.2020 über das Sofortausstattungsprogramm und die geplanten verfügbaren Mittel sowie die Prüfung der Einbindung der TraveKom in den Beschaffungsprozess informiert.
Die Mittel des Sofortausstattungsprogramms können für Ausgaben für Anschaffungen von schulgebundenen mobilen Endgeräten genutzt werden, einschließlich deren Inbetriebnahme und des für den Einsatz erforderlichen Zubehörs. Es muss zudem sichergestellt werden, dass die Geräte in die vorhandene oder geplante Infrastruktur integriert werden können.
Um die Endgeräte in die sich im Rahmen des DigitalPakts im Aufbau befindende Infrastruktur integrieren zu können, sollen iPads und mobile Windows Endgeräte beschafft werden, was zudem zu den Medienkonzepten fast aller Schulen passt.
Laut vorläufiger Endfassung der Förderrichtlinie kann die Beschaffung aus Gründen der sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Erreichung des Zuwendungszweckes über den ITVSH (Dataport) erfolgen.
Die Geräte werden durch Dataport nach aktuellem Stand jedoch nicht konfiguriert ausgeliefert und über andere Händler ist ggf. eine günstigere Beschaffung sowie eine Kombination der Beschaffung mit der Einrichtung der Geräte möglich. Die sparsame, wirtschaftliche und zweckmäßige Erreichung des Zuwendungszweckes wäre durch die Inanspruchnahme des günstigsten Angebots gegeben, was durch die Kombination der Beschaffung mit der Inbetriebnahme der Geräte zudem eine schnelle Auslieferung der betriebsbereiten Geräte an die Schulen sicherstellt. Ausschlaggebend für die Entscheidung ist, dass die Geräte durch die TraveKom direkt konfiguriert und in die sich im Aufbau befindliche Infrastruktur integriert werden können, was eine Förderbedingung ist. Zudem müssen die Fördermittel bis zum 31.10.2020 verausgabt werden und die Geräte den Schulen so schnell wie möglich im kommenden Schuljahr zur Verfügung stehen, um bei coronabedingten Schuleinschränkungen auch digitalen Unterricht für Schüler:innen anbieten zu können, die keine eigenen Endgeräte besitzen.
Die Beschaffung und Konfiguration der Geräte soll aufgrund der durch die Förderrichtlinie vorgegebenen Verausgabung der Mittel bis zum 31.10.2020 kombiniert erfolgen. Das grundsätzliche Vorliegen der Voraussetzungen des § 108 Abs. 1 GWB für eine ausschreibungsfreie Vergabe an die TraveKom wurde in diesem Zusammenhang durch den Bereich Recht geprüft und durch die TraveKom bestätigt. Eine Ausschreibung ist daher nicht erforderlich.
Im Falle von Windows Endgeräten ist zudem zu bedenken, dass die Auswahl auf Geräte beschränkt sein sollte, die auch in großer Anzahl und bei der Verteilung über zahlreiche Standorte ferngewartet werden (u.a. Lights Out Management) und innerhalb der in dem Förderprogramm vorgegebenen Fristen eingerichtet und ausgegeben werden können. Diese für den professionellen Einsatz gedachten Geräte sind ggf. mit höheren Anschaffungskosten verbunden als Geräte, die vor allem für Endkunden oder den Einsatz in kleineren Stückmengen hergestellt werden, da sie u.a. Möglichkeiten für Fernwartung und –reparatur enthalten, häufig vom Material robuster sind und von einer längeren Lebenserwartung ausgegangen werden kann. Zudem können Sie mit einem vorgegebenen Windows Image ausgeliefert werden, was die Einrichtung vereinfacht.
Es muss zur Förderfähigkeit der Anschaffung sichergestellt werden, dass die Geräte in die vorhandene oder geplante Infrastruktur integriert werden können. Daher ist bei Windows Endgeräten ein Gerätetyp zu wählen, der diese Voraussetzung erfüllt.
Lösungsbedarf
Aufgrund der kurzen Laufzeit des Programmes und der Anzahl der Schulen, die mit Endgeräten versorgt werden müssen, ist aus Sicht des Bereiches Schule und Sport ein Verfahren zu favorisieren, in welchem die Geräte komplett konfiguriert und mit der für die Fernwartung benötigten Software und Einstellungen an die Schulen ausgeliefert werden würden. Anders ist die Einrichtung von voraussichtlich 3.000 Endgeräten durch den Bereich Schule und Sport nicht kurzfristig umsetzbar.
Durch die Kombination des Beschaffungsprozesses mit der Einrichtung und Auslieferung kann eine schnelle Bereitstellung der Endgeräte gewährleistet werden. Zudem ist es wichtig, dass die Endgeräte zur Erfüllung der Förderbedingungen in die sich im Aufbau befindliche Support- und Wartungsinfrastruktur integriert sind, so können auch alle Supportleistungen aus einer Hand und gemäß des Supportkonzepts angeboten werden.
Rechtsgrundlage
Gem. § 48 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 Schleswig-Holsteinisches Schulgesetz (SchulG) hat der Schulträger den Sachbedarf des Schulbetriebs sowie die Kosten von Lehr- und Unterrichtmitteln (§ 48 Abs. 2 Nr. 5, vgl. PdK SH G-1, SchulG § 48 3. 3.2) zu tragen. Grundsätzlich fallen damit die Ausstattung der Schulen mit Informationstechnik und deren Unterhaltung (Wartung und Administration) in den Bereich des Sachaufwandsträgers. Die Ausstattung der Schulen unterliegt dabei jedoch der Leistungsfähigkeit des Schulträgers.
Umsetzungsvorschlag
Aufgrund der kurzen Laufzeit des Förderprogramms sowie aus Gründen der sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Erreichung des Zuwendungszwecks soll die Vergabe der Beschaffung der Endgeräte im Rahmen eines Servicepaketes Schul-IT, was die Konfiguration, betriebsbereite Bereitstellung und Auslieferung der Geräte an die Schulen beinhaltet, an die TraveKom im Rahmen eines Inhousegeschäfts erfolgen. Die TraveKom sichert die Leistungserbringung für die Beschaffung und Einrichtung der iPads (Tablets) bis zum 31.10.2020 bei einem Vertragsabschluss bis zum 15.08.2020 zu. Das Angebot für Windows Endgeräte wird gerade noch erstellt. Aufgrund der Förderrichtlinie ist auch hier eine Verausgabung der Mittel bis 31.10.2020 vorgesehen. Das Gesamtauftragsvolumen für die Beschaffung und Einrichtung der iPads (Tablets) liegt bei 677.453,27 Euro brutto. Das Gesamtauftragsvolumen für die Beschaffung und Einrichtung von Windows Endgeräten (Notebooks und Tablets) wird voraussichtlich bei 733.117,88 Euro brutto liegen.[1] Für die Gesamtkosten der Beschaffung, Einrichtung und Auslieferung der Geräte werden die Fördermittel des DigitalPakts 2 in Höhe von insgesamt 1.410.517,15 Euro eingesetzt.
Es fallen für die Fernwartung der Geräte voraussichtlich jährliche Lizenzkosten in Höhe von 29.143,80 Euro brutto an, die durch den Schulträger zu tragen sind (Anlage 2).
Die TraveKom ist eine 100 % Tochter der Stadtwerke Lübeck Holding GmbH und damit auch mittelbar 100 % Tochter der Hansestadt Lübeck. Es befinden sich aktuell, unabhängig von dem Sofortprogramm, Verträge zu Wartung und Support der Schul-IT mit der TraveKom in Vorbereitung. Diese werden der Bürgerschaft am 27.08.2020 zur Abstimmung vorgelegt und betreffen den Aufbau der Wartungs- und Supportinfrastruktur, die eine Voraussetzung für den Erhalt von Mitteln aus dem DigitalPakt Schule bildet. Es ist geplant, auch den Support der Endgeräte aus dem DigitalPakt 2 mit der TraveKom im Rahmen dieser Infrastruktur durchzuführen, hierzu erfolgt eine gesonderte Vorlage für die Gremien im August 2020.
Das grundsätzliche Vorliegen der Voraussetzungen des § 108 Abs. 1 GWB wurde in diesem Zusammenhang durch den Bereich Recht geprüft und durch die TraveKom bestätigt. Die Voraussetzungen für eine Inhousevergabe sind laut Einschätzung des Bereichs Recht somit grundsätzlich gegeben.
Die Beschaffung und Einrichtung von Endgeräten aus dem Sofortausstattungsprogramm "DigitalPakt 2" steht im Einklang mit dem Rahmenkonzept der Hansestadt Lübeck zur Digitalen Strategie (VO/2020/08509).
