Beschlussvorlage öffentlich - VO/2021/09831-08

1. Die Bürgerschaft hebt die Beschlüsse zur Einrichtung und Fortführung des Beirats Lübeck Digital aus VO/2021/09831 und VO/2021/09831-04 mit Wirkung der Beschlussfassung auf.
2. Die jährliche Berichterstattung über die Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus der Beiratsarbeit entfällt.
3. Die Anfrage 2021/09831-07-01 wird aufgrund des Wegfalls der Grundlage der Beiratsarbeit als erledigt betrachtet.

 

Im November 2025 hat die Lübecker Bürgerschaft den Haushalt der Hansestadt Lübeck für das Jahr 2026 beschlossen. Mit dem Haushaltsbegleitbeschluss VO/2025/14306-01-01 wurde die Gesamtzahl der im Stellenplan ausgewiesenen Stellen auf den Stand 2025 festgesetzt. Der Bürgermeister wurde zugleich befugt, mit der Haushaltsvorlage angemeldete Stellenmehrbedarfe durch Stellenverlagerungen ohne Stellenplanausweitung zu erwirtschaften. Stellen, die der Erfüllung gesetzlicher Aufgaben dienen, sind prioritär zu besetzen.

Der Haushaltsbegleitbeschluss enthält darüber hinaus Ausnahmen. Die Gesamtzahl der Stellen kann erhöht werden, wenn neu zu schaffende Stellen zu mindestens 75 Prozent durch Zahlungen Dritter finanziert werden und die Stellen auf die Dauer der Förderung befristet werden. Außerdem wurden mit dem Haushaltsbegleitbeschluss die Entwicklung einer Verwaltungsagenda 2035, die Intensivierung der Aufgabenkritik, eine Prozesskostenanalyse sowie die Nutzung externer Unterstützung zur Verwaltungsmodernisierung beschlossen.

 

Der Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie hat auf diese veränderten Rahmenbedingungen mit einer internen Aufgabenkritik reagiert. Ziel war es, die vorhandenen Ressourcen konsequent auf gesetzlich verpflichtende Aufgaben, strategische Grundlagen und zentrale Umsetzungsmaßnahmen der Verwaltungsmodernisierung zu konzentrieren. Im Rahmen der Aufgabenkritik wurden bestehende Prozesse überprüft und vorhandene Stellenanteile bereits neu priorisiert. Weitere kurzfristig aktivierbare personelle Ressourcen konnten nicht identifiziert werden.

Im Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie werden zentrale Aufgaben der Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung, Organisation, Smart City, E Government, Datenstrategie, IT Strategie, Informationssicherheit, Geschäftsprozessoptimierung und des Projektmanagements verantwortet.

Dem Bereich stehen laut Stellenplan 38 VZÄ zur Verfügung. Zum Stichtag 01.01.2026 waren diese Stellen aufgrund von Teilzeit, Kündigungen und Elternzeit nur mit 30,1 VZÄ besetzt. Vorhandene Vakanzen werden im Rahmen der bestehenden Prioritäten nachbesetzt.

Hiervon werden 5,37 VZÄ für Führungstätigkeiten und Aufgaben des internen Service aufgewandt. Damit stehen rechnerisch 24,72 VZÄ für fachliche Aufgaben zur Verfügung.

Berücksichtigt man die nach KGSt anzusetzenden durchschnittlichen Ausfall und Verteilzeiten durch Urlaub, Krankheit sowie fachliche und persönliche Verteilzeiten, reduziert sich die tatsächlich für fachliche Aufgaben verfügbare Nettoarbeitskapazität auf lediglich 16,56 VZÄ.

Mit einer tatsächlich verfügbaren Nettoarbeitskapazität von lediglich 16,56 VZÄ sind insgesamt 38 Leistungen des Bereichs Digitalisierung, Organisation und Strategie zu erfüllen. Hierzu zählen unter anderem die Einführung der E Akte in der gesamten Verwaltung, die Einführung eines neuen ERP-Systems in der Gesamtverwaltung, Aufgaben des Behördenschutzes im Rahmen der Zivilen Verteidigung sowie zahlreiche weitere strategische Digitalisierungs und Organisationsvorhaben.

Diese Nettoarbeitskapazität reicht nicht aus, um alle dem Bereich zugewiesenen strategischen, gesetzlichen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben im bisherigen Umfang fortzuführen.

 

Der Beirat Lübeck Digital wurde mit VO/2021/09831 eingerichtet. Mit VO/2021/09831-04 wurde seine Amtszeit verlängert. Der Beirat hat in den vergangenen Jahren wertvolle Beiträge zur Beteiligung der Stadtgesellschaft an der digitalen Transformation geleistet.

Aufgrund der aktuellen personellen Ressourcenlage kann der Beirat jedoch nicht weiter durch den Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie betreut werden, dass hat die im Bereich durchgeführte Aufgabenkritik ergeben. Die mit dem Beirat Lübeck Digital verbundenen Aufgaben betreffen nicht nur die Geschäftsführung des Beirates, sondern auch die Kommunikation mit den Mitgliedern und vor allem die fachliche Ausarbeitung der Themen. Dieses bindet viele Fachkolleg:innen aus nahezu allen Abteilungen mit Beiratsaufgaben, weshalb die Auflösung des Beirates ermöglicht die Kapazitäten verstärkt für gesetzlichen Pflichtaufgaben, strategische Grundlagenarbeit und zentralen Umsetzungsmaßnahmen der Verwaltungsmodernisierung einsetzen zu können, wie beispielsweise MO:VE (Modernisierung der Veraltung), Digitalausschuss, Organisation, Onlinezugangsgesetz, Registermodernisierung, Behördenschutz im Rahmen der Zivilen Verteidigung und ERP-Einführung.

Hinzu kommt, dass die Bürgerschaft inzwischen einen Ausschuss für Digitalisierung beschlossen hat, der auch bürgerliche Mitglieder haben wird (Hauptsatzung, § 6 Abs. 4). Damit besteht ein politisches Fachgremium, in dem Grundsatzthemen der Digitalen Transformation regelmäßig beraten und begleitet werden können. Die parallele Betreuung zweier vergleichbarer Informations-, Beratungs- und Beteiligungsformate ist unter den gegebenen personellen Rahmenbedingungen nicht mehr leistbar.

 

Die beabsichtigte Einstellung des Beirates stellt vor diesem Hintergrund keinesfalls eine Abwertung oder Geringschätzung seiner bisherigen Arbeit dar, sondern eine logische Konsequenz der (auch) im Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie zwingend gebotenen Priorisierung von gesetzlichen Pflichtaufgaben, strategischer Grundlagenarbeit und zentralen Umsetzungsmaßnahmen der Verwaltungsmodernisierung. So ist u. a. die parallele Geschäftsführung für den Beirat Lübeck Digital und den Ausschuss für Digitalisierung mit den dem Bereich aktuell zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht zu leisten. Zugleich gilt es zu beachten, dass mit dem neuen Ausschuss für Digitalisierung weiterhin ein Forum für die Diskussion von Digitalisierungsthemen auf städtischer Ebene zur Verfügung stehen wird. Mit Aufhebung der Beschlüsse VO/2021/09831 und VO/2021/09831-04 entfällt auch die jährliche Berichterstattung über die Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus der Beiratsarbeit. Die Anfrage 2021/09831-07-01 zum Jahresbericht 2025 des Beirats Lübeck Digital wird aufgrund des Wegfalls der Grundlage der Beiratsarbeit als erledigt betrachtet.

 

Die Mitglieder des Beirats haben die Ergebnisse der internen Aufgabenkritik des Bereichs Digitalisierung, Organisation und Strategie in ihrer letzten Sitzung zur Kenntnis genommen, sich daraufhin auf das Schreiben (Anlage 1) verständigt und gegen die Auflösung des Beirates Lübeck Digital ausgesprochen.