Beschlussvorlage öffentlich - VO/2025/13910

Die als Anlage 1 beigefügte „Benutzungsordnung für die kurzzeitige Überlassung von Räumen im Rathaus der Hansestadt Lübeck“ sowie die als Anlage 2 beigefügte „Entgeltordnung für die kurzzeitige Überlassung von Räumen im Rathaus der Hansestadt Lübeck“ werden beschlossen.
 

Die Hansestadt Lübeck verfügt an ihrem Standort Rathaus über eine Reihe von Sitzungs- und Veranstaltungsräumen, die für verschiedene Zwecke kurzzeitig zur Verfügung gestellt werden. Im Wesentlichen setzt sich der Kreis der Nutzenden wie folgt zusammen:

• Stadtpräsident und Bürgermeister zur Durchführung von repräsentativen und dienstlichen Veranstaltungen
• Städtische Fachbereiche, Bereiche, Stabstellen, Sondervermögen, eigenbetriebsähnliche Einrichtungen und Eigenbetriebe zur Durchführung von eigenen dienstlichen oder repräsentativen Veranstaltungen
• Bürgerschaft, Hauptausschuss, Fachausschüsse, Beiräte sowie Fraktionen und fraktionslosen Mitgliedern zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben
• Externe Nutzende / Veranstaltende, wie z. B. Vereine und Verbände, öffentliche Einrichtungen, Stiftungen.

Die Nachfrage nach einer kurzzeitigen Überlassung von Sitzungs- und Veranstaltungsräumen im Rathaus hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Zudem sind die Anforderungen der Nutzenden / Veranstaltenden hinsichtlich der Ausstattung der Räume und der Beratung bzw. Betreuung durch die sachbearbeitende Stelle der Raumüberlassung deutlich gestiegen.

Aufgrund des gestiegenen Umfangs der Überlassung der Rathausräume an externe Dritte ist es erforderlich geworden, die Entgelte der Raumüberlassung im Rahmen einer Entgeltordnung umfassend zu regeln. Im Zuge dessen wird die Höhe der Entgelte für die externe Raumüberlassung an die aktuelle Kostenentwicklung der Betriebs- und Unterhaltungskosten angepasst und daher im Durchschnitt um 33% angehoben. Somit wird der gestiegene Sach- und Personalaufwand kompensiert und durch erhöhte Einnahmen aus Entgelten der externen Raumüberlassung zur Haushaltskonsolidierung beigetragen. 

Die Entwicklung der Nachfrage nach einer kurzzeitigen Raumüberlassung im Rathaus legt zudem nahe, die bisherige interne Verwaltungsrichtlinie für die Raumüberlassung in eine Benutzungsordnung zu überführen. Die Benutzungsordnung eröffnet die Möglichkeit, die Bedingungen für die Raumüberlassung nach einheitlichen Grundsätzen festzusetzen und zugleich erforderliche Beschränkungen vorzunehmen.