Antwort auf Anfrage öffentlich - 20/0139

Anlass:

1.       Anfrage des AM Juleka Schulte-Ostermann (GAL) im Hauptausschuss am 28.01.2025 (VO/2025/13890):

 

Der Bürgermeister wird gebeten, Antworten auf folgende Fragen zu geben:

 

1.       Wie lange wird es noch dauern, bis die Arbeiten am Dashboard für Umweltdaten (CO₂, Luftfeuchtigkeit, Temperatur) der Lübecker Schulen und Kitas abgeschlossen sind und die Daten wieder ordnungsgemäß angezeigt werden?

 

2.       Welche Maßnahmen werden ergriffen, um sicherzustellen, dass das Dashboard in Zukunft nicht über viele Wochen ausfällt / nicht ordnungsgemäß funktioniert?

 

3.       Wie werden Eltern, Lehrkräfte, pädagogische Fachkräfte, Schüler*innen, die Politik sowie andere Interessierte über den aktuellen Stand der Arbeiten und den Zeitpunkt der Wiederherstellung informiert?

 

 

2.      Anfrage des AM Juleka Schulte-Ostermann (GAL) im Hauptausschuss am 28.01.2025 (VO/2025/13901):

 

Der Bürgermeister wird gebeten, in Ergänzung zu VO/2025/13890 die folgenden Fragen bezüglich des Vertrages mit der Stadtwerke Lübeck Digital GmbH zur Bereitstellung des Dashboards für Umweltdaten der Lübecker Schulen und Kitas Stellung zu beantworten.

 

Fragen:

 

1.       Vertrag:
   1.    Wann wurde der Vertrag zwischen der Hansestadt Lübeck und der Stadtwerke Lübeck Digital GmbH zur Bereitstellung des Dashboards für Umweltdaten (CO₂, Temperatur, Luftfeuchtigkeit) abgeschlossen?

1.2.  Welche Vertragslaufzeit wurde abgeschlossen?

1.3.  Welche beidseitigen Kündigungsfristen umfasst der Vertrag?

 

2.       Fachbereichszuständigkeit:

2.1. Welcher Fachbereich ist für den Vertragsabschluss und die Überwachung der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung bei der Hansestadt zuständig?

2.2. Hat seit Vertragsabschluss ggf. ein oder mehrere Wechsel in der Fachbereichszuständigkeit stattgefunden?

 

3.       Kosten, Personal-/Stundenumfang, Fachlichkeit:

3.1. Welche monatlichen Kosten sind für die Hansestadt Lübeck mit dem Vertrag zur Bereitstellung und Wartung des Dashboards verbunden?

3.2. Welcher Stellenanteil wird mit diesem Budget für die Vertragserfüllung bei den Stadtwerken Lübeck Digital GmbH finanziert? Alternativ: Wie viele Arbeitsstunden pro Woche (alternativ Monat) werden mit dem Vertrag bei den Stadtwerken Lübeck Digital GmbH finanziert?

3.3. Welche Fachlichkeit hat das mit dem Vertrag finanzierte Personal bei den Stadtwerken Lübeck Digital GmbH (inkl. ggf. Zusatzqualifikationen)?

 

4.       Vertragliche Regelungen zu Leistungskontrolle und Haftung bei Nichterfüllung

4.1. Welche vertraglichen Regelungen bestehen bezüglich der Rückerstattung von Zahlungen, falls die vertraglich vereinbarten Leistungen (insbesondere die ordnungsgemäße Funktion des Dashboards) nicht erfüllt werden?

4.2. Ab welchem Punkt wird eine Leistung nach dem Vertrag als nicht erfüllt betrachtet, insbesondere im Hinblick auf die Funktionalität des Dashboards?

4.3. Wie sind im Vertrag die Fristen für Nachbesserungen der technischen Leistungen (z.B. die Behebung von Ausfällen oder Fehlern im Dashboard) geregelt?

4.4. Enthält der Vertrag eine Regelung zu Vertragsstrafen, falls die vertraglich vereinbarten Leistungen dauerhaft nicht ordnungsgemäß erfüllt werden, z.B. bei wiederholtem oder lang andauerndem (Teil-) Ausfall des Dashboards?

 

 

3.       Mündl. Nachfrage des AM Juleka Schulte-Ostermann (GAL) im Hauptausschuss am 09.09.2025:

 

Nachreichen des Vorlagezeitpunktes:

 

AM Schulte-Ostermann fragt danach, wann sie mit einer Antwort auf ihre Anfrage VO/2025/13901 rechnen könne, die sie bereits im Januar 2025 eingereicht habe.

 

 

4.      Mündl. Nachfrage des AM Juleka Schulte-Ostermann (GAL) im Hauptausschuss am 23.09.2025:

 

Mündl. Nachfrage von AM Schulte-Ostermann zur Beantwortung einer Anfrage aus der Hauptausschuss Sitzung vom 28.01.2025 (VO/2025/13901)

 

 

Antwort:

 

1.       Anfrage des AM Juleka Schulte-Ostermann (GAL) im Hauptausschuss am 28.01.2025 (VO/2025/13890):

 

Einleitender Hinweis:

Die Beantwortung der Anfrage erforderte eine rückblickende fachliche Aufarbeitung über mehrere beteiligte Stellen hinweg. Die hierfür notwendigen Informationen lagen nicht zentral vor und mussten zunächst zusammengeführt sowie fachlich abgestimmt werden. Parallel hierzu waren im laufenden Betrieb vorrangig Aufgaben zur Sicherstellung der Verkehrssicherheit und des Gebäudebetriebs wahrzunehmen. Die nachfolgende Darstellung dient daher einer fachlich belastbaren und abgestimmten Einordnung des Sachverhalts.

 

1.       Wie lange wird es noch dauern, bis die Arbeiten am Dashboard für Umweltdaten (CO₂, Luftfeuchtigkeit, Temperatur) der Lübecker Schulen und Kitas abgeschlossen sind und die Daten wieder ordnungsgemäß angezeigt werden?

 

Antwort:

Zum Zeitpunkt der Anfrage (28.01.2025) kam es beim Dienstleister (SWL Digital/Innovation) zu technischen Einschränkungen, die nach Bekanntwerden in Zusammenwirken mit dem Fachbereich 1 (DOS) schrittweise behoben wurden.

 

Im Zuge einer iterativen Fehler- und Ursachenanalyse wurden mehrere Gründe für die zeitweise eingeschränkte Datenanzeige identifiziert. Ein fehlerhaftes Namen-Mapping führte zunächst zu einer fehlerhaften beziehungsweise ausbleibenden Darstellung von Daten. Hinzu kamen Verzögerungen bei der Integration eines Software-Updates. Während der Schulferien wurden zeitweise keine Messwerte übermittelt, da Akkus einzelner Sensoren nicht geladen wurden. Zudem werden aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Daten angezeigt, wenn weniger als vier Räume gleichzeitig Messwerte liefern, was ebenfalls zu temporären Leeranzeigen führte. Leistungsprobleme infolge großer Datenmengen konnten durch die Auslagerung älterer Daten sowie durch optimierte Datenabfragen behoben werden.

 

Eine genaue zeitliche Abgrenzung der Gesamtdauer kann rückblickend nicht seriös vorgenommen werden. Festzustellen ist jedoch, dass das System seit mindestens März 2025 stabil betrieben wird und die Daten wieder ordnungsgemäß angezeigt werden.

 

2.       Welche Maßnahmen werden ergriffen um sicherzustellen, dass das Dashboard in Zukunft nicht über viele Wochen ausfällt / nicht ordnungsgemäß funktioniert?

 

Antwort:

Seitens der SWL Digital/Innovation wurden IT-betriebsseitig Maßnahmen zur Erhöhung der Ausfallsicherheit und technischen Stabilität umgesetzt. Die im Rahmen der Ursachenanalyse identifizierten technischen und organisatorischen Punkte wurden berücksichtigt. Nach aktuellem Stand treten Ausfallzeiten in dem damaligen Umfang nicht mehr auf.

 

3.       Wie werden Eltern, Lehrkräfte, pädagogische Fachkräfte, Schüler*innen, die Politik sowie andere Interessierte über den aktuellen Stand der Arbeiten und den Zeitpunkt der Wiederherstellung informiert?

 

Antwort:

Die vorübergehende Störung ist behoben. Da das Dashboard wieder uneingeschränkt verfügbar ist, ist eine gesonderte Information an die genannten Personengruppen nicht vorgesehen.

 

 

 

2.      Anfrage des AM Juleka Schulte-Ostermann (GAL) im Hauptausschuss am 28.01.2025 (VO/2025/13901):

 

1. Vertrag:

1.   Wann wurde der Vertrag zwischen der Hansestadt Lübeck und der Stadtwerke Lübeck Digital GmbH zur Bereitstellung des Dashboards für Umweltdaten (CO₂, Temperatur, Luftfeuchtigkeit) abgeschlossen?

 

Antwort:

Der Vertrag zum Betrieb der SmartCityPlattform zwischen der Hansestadt Lübeck und der Travekom (heute: „Stadtwerke Lübeck Innovation GmbH“), u. a. zur Bereitstellung des Dashboards für Umweltdaten, wurde am 01.01.2022 geschlossen.

 

2.   Welche Vertragslaufzeit wurde abgeschlossen?

 

Antwort:

Der Vertrag endet mit Ablauf des 31.12.2027.

 

3.   Welche beidseitigen Kündigungsfristen umfasst der Vertrag?

 

Antwort:

Der Vertrag kann frühestens sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt werden. Die Möglichkeit einer Kündigung aus besonderem Grund gem. §626 BGB bleibt hiervon unberührt. Wird der Vertrag nicht gekündigt, verlängert er sich automatisch um weitere zwölf Monate.

 

 

2. Fachbereichszuständigkeit:

2.1 Welcher Fachbereich ist für den Vertragsabschluss und die Überwachung der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung bei der Hansestadt zuständig?

 

 Antwort:

 Der Rahmenvertrag über Dienstleistungen im Bereich Verwaltungsmodernisierung (Digitalisierung) und Standortentwicklung (Smart City) ist zwischen SWL und dem Fachbereich 1 (DOS) seit 02.11.2020 geschlossen. Die Überwachung der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung obliegt dem Fachbereich 1.

Auf dieser Grundlage erfolgen konkrete Anwendungsfälle, hier im Zusammenhang mit der CO²-Messinfrastruktur sowie dem dazugehörigen internen und externen Dashboard jährlich beauftragte Einzelleistungen.

Diese werden über Leistungsscheine zwischen der SWL und dem Fachbereich 5 (GMHL) konkretisiert, beauftragt und abgerechnet. Die Überwachung der ordnungsgemäßen Leistungserbringung liegt beim Fachbereich 5 und ist von der Überwachung des Rahmenvertrages zu unterscheiden.

 

2.2 Hat seit Vertragsabschluss ggf. ein oder mehrere Wechsel in der Fachbereichszuständigkeit stattgefunden?

 

 Antwort:

 Nein

 

3. Kosten, Personal-/Stundenumfang, Fachlichkeit:

1.   Welche monatlichen Kosten sind für die Hansestadt Lübeck mit dem Vertrag zur Bereitstellung und Wartung des Dashboards verbunden?

 

Antwort:

Die Kosten können nicht dediziert dem CO2-Dashboard zugeordnet werden. Die Betriebskosten umfassen sämtliche Dashboards und Infrastrukturen der HL, die auf der Urban Data Plattform laufen.

 

3.2 Welcher Stellenanteil wird mit diesem Budget für die Vertragserfüllung bei den Stadtwerken Lübeck Digital GmbH finanziert? Alternativ: Wie viele Arbeitsstunden pro Woche (alternativ Monat) werden mit dem Vertrag bei den Stadtwerken Lübeck Digital GmbH finanziert?

 

 Antwort:

Eine direkte Finanzierung von Stellen oder Arbeitsstunden bei den Stadtwerken Lübeck Innovation GmbH erfolgt nicht. Vergütet wird ausschließlich die vertraglich geschuldete Dienstleistung. Die interne Verwendung der Vergütung ist Teil der unternehmerischen Kalkulation der Stadtwerke und uns nicht bekannt.

 

3.3 Welche Fachlichkeit hat das mit dem Vertrag finanzierte Personal bei den Stadtwerken Lübeck Digital GmbH (inkl. ggf. Zusatzqualifikationen)?

 

 Antwort:

 Der Vertrag enthält keine Vorgaben zur Fachlichkeit oder Qualifikation des eingesetzten Personals bei den Stadtwerken. Die Auswahl und Qualifikation der Mitarbeitenden obliegt den Stadtwerken.

 

4. Vertragliche Regelungen zu Leistungskontrolle und Haftung bei Nichterfüllung

4.1 Welche vertraglichen Regelungen bestehen bezüglich der Rückerstattung von Zahlungen, falls die vertraglich vereinbarten Leistungen (insbesondere die ordnungsgemäße Funktion des Dashboards) nicht erfüllt werden?

 

 Antwort:

 Spezifische vertragliche Regelungen zur Rückerstattung von Zahlungen bei Nichterfüllung, insbesondere bezogen auf die Funktionsfähigkeit des Dashboards, sind im Rahmenvertrag nicht explizit definiert. Maßgeblich sind die in den Leistungsscheinen und Service-Level-Agreements (SLA) vereinbarten Leistungsinhalte. Unabhängig davon gelten die allgemeinen gesetzlichen Vorschriften des BGB, wonach bei mangelhafter oder nicht ordnungsgemäßer Leistung entsprechende Ansprüche (z. B. Mängelansprüche) geltend gemacht werden können.

 

4.2 Ab welchem Punkt wird eine Leistung nach dem Vertrag als nicht erfüllt betrachtet, insbesondere im Hinblick auf die Funktionalität des Dashboards?

 

 Antwort:

 Eine Leistung gilt als nicht vertragsgemäß erfüllt, wenn die in den Leistungsscheinen und SLA definierten Servicelevel, Funktionen oder Verfügbarkeiten nicht eingehalten werden. Ergänzend greifen die allgemeinen Regelungen des BGB, insbesondere zum Leistungsstörungsrecht, einschließlich Ansprüchen auf Nachbesserung sowie ggf. Schadensersatz.

 

4.3 Wie sind im Vertrag die Fristen für Nachbesserungen der technischen Leistungen (z. B. die Behebung von Ausfällen oder Fehlern im Dashboard) geregelt?

   

 Antwort:

 Die Fristen zur Behebung von Störungen und Mängeln sind in den SLA geregelt. Diese definieren je nach Service- bzw. Störungskategorie konkrete Reaktions- und Lösungszeiten. Sofern eine Störung nicht innerhalb der vereinbarten Zeiten behoben werden kann, greift ein geregeltes Eskalationsmanagement: Die Eskalation erfolgt an die zuständige Abteilung des Auftraggebers, verbunden mit fortlaufender Information über den Bearbeitungsstand und weitere Maßnahmen. Ergänzend ist nach den allgemeinen Vorschriften des BGB bei nicht ordnungsgemäßer Leistung eine angemessene Frist zur Nachbesserung zu setzen.

 

4.4 Enthält der Vertrag eine Regelung zu Vertragsstrafen, falls die vertraglich vereinbarten Leistungen dauerhaft nicht ordnungsgemäß erfüllt werden, z. B. bei wiederholtem oder lang andauerndem (Teil-) Ausfall des Dashboards?

 

 Antwort:

 Im Rahmen der SLA sind Vertragsstrafen für die Nichteinhaltung vereinbarter Reaktions- und Lösungszeiten geregelt. Diese sind nach Prioritäten und Servicekategorien (Bronze, Silber, Gold) gestaffelt und gelten insbesondere für kritische, hohe und mittlere Prioritäten. Für niedrige und sehr niedrige Prioritäten sind keine Vertragsstrafen vorgesehen. Die Vertragsstrafen sind kumulativ ausgestaltet, jedoch ist ihre Höhe pro Monat auf die jeweilige monatliche Gesamtvergütung des SLA im entsprechenden Leistungsschein begrenzt. Ergänzend kommen, sofern einschlägig, die allgemeinen gesetzlichen Regelungen des BGB zur Anwendung.