Antwort auf Anfrage öffentlich - VO/2016/03758

Beschlussvorschlag/Anlaß/Antrag:

Welche Daten sammelt die Verwaltung von den Lübecker Bürgern

a)      grundsätzlich?

b)     bei Auffälligkeit (z.B. Ordnungswidrigkeiten usw.)?

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Gibt es eine aktive Nachforschung nach Daten Lübecker Bürger? 

Alle Bereiche der Hansestadt Lübeck erheben zur Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben personenbezogen und nicht personenbezogene Daten.

Eine systematische Sammlung von personenbezogenen Daten findet nicht statt. Soweit es für die Sachbearbeitung erforderlich ist, werden je nach Aufgabengebiet unterschiedliche Daten erhoben, genutzt und gespeichert.

Die  Daten werden in über 300 Fachverfahren plus Excel-Listen und MS-Access Datenbanken gespeichert. Die einzelnen Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einsicht in die Daten bekommen, die mit der dazugehörigen Aufgabenerledigung betraut sind. Bei der Datenverarbeitung werden die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten.

Eine detailliert Aufzählung der einzelnen Datenbestände ist ohne einen entsprechenden Mehraufwand an Zeit und Personalkosten nicht möglich. Eine automatische Zusammenstellung ist auf Grund der unterschiedlichen Datenstrukturen nicht gegeben.

Die Dauer der Speicherung hängt vom einzelnen rechtlich begründeten Verwendungsgrund ab. Bei der Notwendigkeit der Archivierung werden einzelne Daten auch dauerhaft gespeichert. Der Großteil der erhoben Daten wird nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Wenn es zur Aufgabenerledigung notwendig ist werden auch im Rahmen der gesetzlich vorgegebenen Möglichkeiten aktive Nachforschungen Daten erhoben. Die geschieht z.B. im Rahmen von notwendigen Mahn- und Vollstreckungsverfahren.