Vorlage - VO/2019/07092  

Die Sitzungen des Bauausschusses werden meist von einer sehr umfangreichen Tagesordnung begleitet. Häufig gelingt es nicht alle vorgesehenen Tagesordnungspunkte abzuarbeiten.

Um die Disziplin im Ausschuss zu erhöhen werden die Präsentationen von externen Referenten zukünftig auf exakt 10 Min begrenzt! Nach Ablauf der Zeit sind die Vorträge zu beenden, unge-achtet dessen, ob es den Vortragenden gelungen ist alle Kernpunkte ihres Vortrages vorzubringen.

Es ist immer wieder zu beobachten, dass externe Referenten, Projektentwickler und Berater dazu neigen in den ersten Minuten ihres Vortrages das eigene Unternehmen wort- und bildreich vor-stellen. Dieses Vorgehen mag aus der Sicht der Unternehmen Sinn machen, im Ausschuss kostet die Selbstpräsentation vor allem eines: Zeit!

Im Rahmen einer Prozessoptimierung könnte diese Zeit eingespart werden. Erforderlich wären eine klare Ansage vor der Präsentation (schon beim Briefing seitens der Verwaltung) und ein konse-quentes Anwenden der „Spielregeln“ während der Präsentation: „Sie haben noch eine Minute“!

Die Unternehmen sollten aber keinesfalls um die Möglichkeit gebracht werden für das Unternehmen und entsprechende Dienstleistungen zu werben. Hierzu sollten zukünftig aber andere Formen gewählt werden: Flyer, Broschüren etc.

Im Nachgang darf die Präsentation gerne um entsprechende Punkte ergänzt werden, die dem Protokoll angehängt werden.